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E-Mail Infrastruktur für kleine Firmen – Konten für 10 Mitarbeiter kostenlos mit Google Apps

Author

3 März 2011

Robert Brandl

appsUpdate: Seit 6. Dezember 2012 ist Google Apps (G Suite) nicht mehr kostenlos. Der Preis pro User liegt bei 4€ im Monat (oder 40€ im Jahr). Eine kostenlose Testversion ist verfügbar. Alternativen zu Google Apps finden Sie weiter unten im Artikel.

Das Thema dieser Seite ist normalerweise E-Mail Marketing. Doch heute möchte ich das Thema ‚E-Mail‘ von einem anderen Blickwinkel betrachten: jede Firma, ob klein oder groß benötigt E-Mail Konten für ihre Mitarbeiter.

Ein üblicher Weg in größeren Firmen ist ein eigener Microsoft Exchange Server. Über diesen werden E-Mail Konten, Kalenderfuntionen, Kontakte, Dokumente und viele weitere Dinge zentral für die ganze Firma verwaltet. Der Vorteil liegt auf der Hand: die E-Mail Konten werden synchronisiert und sind beispielsweise auch vom Home Office aus abrufbar. Möchte man den passenden Zeitpunkt für ein Meeting mit seinem Chef finden, so kann man in den Kalender sehen und checken, an welchem Tag er nicht geblockt ist.

Cloud-basierte E-Mail-Infrastruktur für kleine Firmen

Was tut man nun, wenn man genau die Exchange-Server Funktionalität gerne hätte, das nötige Kleingeld dafür aber fehlt?
Man hält sich an das Motto der CeBIT 2011: „Work and Life with the Cloud“.

Cloud, was soll das sein?

Mit Cloud Computing ist in diesem Falle gemeint, dass die Server zur zentralen Verwaltung der Dienste E-Mail, Kalender, Kontakte etc. nicht vom Unternehmen selbst betrieben werden, sondern von einem Dienstleister. Dieser kümmert sich um den reibungslosen Betrieb und führt notwendige Sicherheitsupdates (z.B. zur Spam-Filterung) durch.

Die meisten Menschen benutzen für Ihr privates E-Mail Konto bereits heute einen Cloud-basierten Dienst wie GMX, Hotmail oder eben Google Mail. Diese Dienste gibt es auch eine Nummer größer. Google Apps zum Beispiel.

Wie funktioniert Google Apps im praktischen Einsatz?

Alle E-Mail Konten bei EmailToolTester laufen über Google Apps. Als Administrator erhalte ich die Kontrolle über die Mitarbeiterkonten. So kann ich Dienste zu- oder abschalten, wie der Screenshot zeigt:
google apps dienste

Praktisch gesprochen, bedeutet das:

  • neuer Mitarbeiter kommt in das Unternehmen
  • Google-Konto wird vom Admin erstellt (siehe Screenshot)
  • Man schaltet die Dienste frei, die er benötigt

Google Apps

Von diesen Konten bekommt man ganze 50 Stück von denen jedes E-Mail Konto mit stattlichen 7 GB ausgestattet ist – wohlgemerkt in der kostenlosen Version.

Update: leider gibt es die kostenlose Version von G Suite nicht mehr.

Weitere Google Apps Dienste

Folgende Dienste stehen automatisch zur Verfügung wenn man sein Google Apps Konto eingerichtet hat.

Google Kalender

Hauptfunktionen:

  • Alle Basis-Kalenderfunktionen
  • Senden von Termineinladungen
  • Freigabe von Kalendern innerhalb (und außerhalb) des Unternehmens
  • Hinzufügen von öffentlich verfügbaren Kalendern (z.B. für Feiertage)

Insgesamt eine runde Sache und Dank Drag-and-Drop-Unterstützung beinahe so komfortabel wie ein Desktop-basierter Kalender.

Google Sites

Wir benutzen Google Sites wie ein kleines Intranet, in dem wichtige interne Infos und Ressourcen gespeichert werden. Beispielsweise hat jedes Newsletter Tool, das wir im Rahmen von EmailToolTester getestet haben seine eigene Seite in Google Sites.

Hauptfunktionen:

  • Erstellung von Internetseiten und Gruppen-Wikis
  • Seitenänderungen sind nachvollziehbar und können abonniert werden
  • Freigabe von Informationen für ausgewählte Mitarbeiter
Google Text und Tabellen

Bestandteile:

  • Textverarbeitung (Word-Clone)
  • Tabellenverarbeitung (Excel-Clone)
  • Präsentationsbearbeitung (PowerPoint-Clone)
  • PDF Reader (Adobe Reader-Clone)
  • Zeichen-Tool

Für junge Unternehmen kann die Office-Version von Google richtig Kosten einsparen. Die Grundfunktionen sind auf jeden Fall vorhanden, allerdings bevorzuge ich nach wie vor eine lokal installierte Version von MS Office, da es flüssiger läuft und besser offline verwendet werden kann.

Des weiteren gibt es im kostenlosen Paket noch weitere Anwendungen, die ich aber nicht wirklich gut kenne:
Google Talk (bevorzuge Skype), Google Groups und den Google Marketplace mit vielen weiteren Anwendungen (hauptsächlich für den amerikanischen Markt zugeschnitten).

Google Apps einrichten

Hier der Link, der direkt zur kostenlosen Google Apps Version führt.
Im Video erkläre ich die Einrichtung anhand meines Domainhosts Domainfactory. Diese Einstellungen kann man mit jedem Host, der Veränderungen am Nameserver zulässt, durchführen.

Zustellbarkeit des E-Mail Versands erhöhen

Wer die Wahrscheinlichkeit reduzieren möchte, dass seine E-Mails von Spamfiltern aussortiert werden, dem sei geraten zusätzlich folgende Einstellungen zu treffen:

SPF Eintrag setzen
DKIM Domain Schlüssel

Nachteile von Google Apps bzw. Cloud-basierten Lösungen

  • Downtimes – z.T. umgehbar durch Einsatz eines Desktop Clients wie Mozilla Thunderbird. Meinen Erfahrungen zufolge ist die Verfügbarkeit der Server sehr gut.
  • Abhängigkeit von Internetverbindung: mit Google Apps offline zu arbeiten ist bei weitem nicht das gleiche „User Experience“, das man mit einem installierten Programm hätte. Google Gears macht dies zwar möglich, konnte mich nicht wirklich überzeugen.
  • Die Cloud ist leider auch nicht 100%ig sicher: so sind vor kurzem die E-Mails aus bestimmten Gmail Konten verschwunden, was aber recht schnell wieder behoben wurde. Generell kann man vermutlich davon ausgehen, dass Google recht sicher arbeitet. Wem das nicht reicht, kann mit Backupify Sicherungen seiner Google Mails erstellen – wie sicher dieser Dienst wiederum ist, kann ich nicht sagen.

Google Apps Alternativen

microsoft online

Microsoft Online Services: richtet sich eher an Mittelständler als an Kleinunternehmen, wenn ich den Internetauftritt richtig interpretiere. Wenn auch nicht kostenlos, so sieht es ebenfalls interessant aus.

zoho
Zoho Mail: kommt ebenfalls mit einer Reihe von Cloud-basierten Applikationen

fengoffice
feng OFFICE: Anbieter aus Uruguay mit starkem Fokus auf Anwendungen für die Zusammenarbeit im Team