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Hatten Sie während des Lockdowns vielleicht auch Online-Yoga bei Ihrem Lehrer oder eine Online-Sprechstunde mit einem Arzt? COVID-19 hat sehr viele negative Seiten, aber in Sachen Digitalisierung hat das Virus eine stark beschleunigende Wirkung.
Kleine wie auch große Unternehmen werden sich Gedanken darüber machen müssen, wie sie ihr Business weiter gestalten.
Digitale Marketingtools helfen ihnen bei der Umstellung: Zum Beispiel machen viele Friseure, die zuvor vielleicht einfach viel Laufkundschaft empfangen haben, jetzt verbindliche Online-Termine mit ihren Kunden aus.
Eine wichtige Rolle bei dieser Entwicklung spielen schon jetzt und auch in Zukunft Terminbuchungs-Apps. Falls Sie also noch nicht mit einem Online-Tool zur Terminvereinbarung arbeiten, ist jetzt die Zeit, sich eines einzurichten.
Wenn Sie es bis zu diesem Punkt geschafft haben, haben Sie den ganzen Prozess bereits ins Rollen gebracht. Deshalb möchte ich Ihnen jetzt die Vor- und Nachteile der beliebtesten Terminbuchungs-Tools auf dem Markt vorstellen und zeigen, wann es sich lohnt, sie einzusetzen.
Terminbuchungs-Apps: Vorteile der digitalen Organisationstalente
Auch wenn nicht jede Branche den digitalen Wandel in der gleichen Geschwindigkeit mitmacht, muss im Allgemeinen jedes mittelständische Unternehmen (mindestens) mit einer Website vertreten und bei Google Maps gelistet sein.
Es ist außerdem sehr wahrscheinlich, dass Ihre Mitbewerber ebenfalls mindestens diese beiden Punkte erfüllen. Um Ihrer Konkurrenz also stets einen Schritt voraus zu sein, müssen Sie neue Wege finden, potenzielle Kunden zu erreichen und gleichzeitig die „Reise“ Ihrer Kunden zu optimieren.
Eine Terminbuchungs-App hat folgende Vorteile:
- Sie sparen Kosten und Zeit (weniger Telefonanrufe, E-Mails und SMS)
- Sie erreichen mehr Kunden (sogar weltweit wenn Sie eine englische Sprachoption anbieten)
- Sie motivieren Ihre Kunden, auf einfache Weise mit Ihnen zu interagieren
- Sie erzielen höhere Conversion Rates
- Sie fördern Sofortzahlungen und vermeiden Barzahlungen
- Sie können mit Ihrer Konkurrenz mithalten bzw. ihr voraus bleiben
Das klingt ziemlich gut, oder? Alles, was Sie jetzt noch brauchen, ist die perfekte Terminbuchungs-Software, und schon können Sie loslegen.
Was zeichnet eine gute Terminbuchungs-Software aus?
Das Tolle an einer Software zur Terminplanung ist, dass sie Ihnen lästige Aufgaben abnimmt, z. B. die Stornierung und erneute Buchung von Terminen für Ihre Kunden. Das bedeutet, dass nicht nur mehr Termine vereinbart werden, sondern auch, dass Sie mehr Zeit für sich und Ihre Mitarbeiter haben, um sich praktischeren Aufgaben zu widmen.
Doch natürlich müssen Sie dabei sichergehen, dass die von Ihnen ausgesuchte Terminbuchungs-App über alle notwendigen Features verfügt.
Sie sollten unter anderem auf folgende Dinge achten:
Anpassungsoptionen: Die Software sollte die nötige Flexibilität mitbringen, sodass Sie je nach Ihren Anforderungen die Onlinebuchungen individuell gestalten können. Beispielsweise würde das Buchungstool eines Personal Trainers ganz anders aussehen als das eines freiberuflichen Fotografen oder Verkaufsvertreters.
Neben dem Auswählen von Zeitpunkt und Ort ist es vielleicht wichtig, dass Ihre Kunden den Grund für ihren Termin angeben oder ein paar kurze Fragen beantworten (z. B. im Falle von Neukunden). Eine gute Terminbuchungs-Software sollte Ihnen all diese Möglichkeiten und noch weitere Funktionen bieten.
Zahlungsabwicklung: Die Möglichkeit, Zahlungen vorzeitig online entgegenzunehmen, ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung – vor allem, da viele Kunden in Zeiten von Corona versuchen, Bargeld zu vermeiden. Dies kann auch den Vorteil haben, dass Sie keinen Umsatz einbüßen, wenn Termine kurzfristig storniert werden.
Kalendersynchronisierung: Ein sehr wichtiger Punkt. Niemand hat Lust, alle Informationen doppelt einzutragen. Es sollte möglich sein, die Software mit Ihrem Google-, iCloud- oder Outlook-Kalender zu synchronisieren, sodass überall gesetzliche Feiertage, freie Tage, Schließzeiten des Shops und Terminüberschneidungen angezeigt werden.
Kompatibilität: Sie sollten sich außerdem vergewissern, dass Ihren Kunden verschiedene Optionen für die Terminbuchung zur Verfügung stehen – beispielsweise über Ihre Facebook-Seite, Webseite oder einen Link. Die Software sollte dazu mehrere Möglichkeiten bieten.
Geräte: Je nachdem, wie Sie arbeiten, bevorzugen Sie möglicherweise ein bestimmtes Gerät. Egal ob Sie lieber eine mobile App, einen Desktop-PC oder ein iPad benutzen, sorgen Sie dafür, dass die Terminbuchungs-Software die Geräte unterstützt, die Sie brauchen.
DSGVO: Wann immer persönliche Daten übermittelt werden, sollte man sicher sein, dass dies auf Wegen geschieht, die mit dem europäischen Datenschutz kompatibel sind.
Die besten Softwarelösungen für die Online-Terminbuchung
1) Calendly – Unbegrenzt viele Termine
2) SimplyBook.me – Moderne Designoptionen
3) Appointlet – Mehr als 1 Buchungsseite erstellen
4) Setmore – Kostenloser Tarif ohne Einschränkungen
5) Acuity Scheduling – Sprachen-Funktionen
1. Calendly
Calendly ist wahrscheinlich die bekannteste Terminplanungs-App, besonders bei Start-ups Sie ermöglicht unbegrenzt viele Termine und verfügt über eine übersichtliche Oberfläche, die sehr benutzerfreundlich ist.
Vorteile von Calendly
Sie können die App mit Google, Outlook, Office 365 oder iCloud nutzen und Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, direkt über Ihre Website Termine zu buchen. Automatisierte Ereignisbenachrichtigungen sind selbst im kostenlosen Plan enthalten, sodass die Wahrscheinlichkeit von sogenannten „No-Shows“ (also Personen, die den Termin nicht wahrnehmen, ohne zu stornieren) reduziert wird.
Die automatischen Workflows sind wirklich nützlich, denn wenn Sie diese eingerichtet haben, sparen Sie definitiv eine Menge Zeit! Sie können sogar Ihren eigenen Workflow erstellen, wenn Ihnen keiner aus den verfügbaren Vorlagen zusagt.
Das Tool sowie die Hilfe-Datenbank sind auf Deutsch verfügbar und auch die DSGVO wird berücksichtigt.
Nachteile
Benachrichtigungen per SMS sowie eine direkte Einbindung mit E-Mail-Marketing- und Zahlungsabwicklungs-Tools sind nur im teuersten Tarif „Pro“ (15$/Monat) verfügbar. Das heißt, dass Sie über den kostenlosen Tarif keine Zahlungen akzeptieren können – wenn Sie auf der Suche nach einem Anbieter sind, bei dem dies möglich ist, schauen Sie sich mal Setmore an.
Ein weiterer Nachteil ist, dass man hier nur in USD bezahlen kann.
Wann Calendly sinnvoll ist
Wenn Sie eine preisgünstige Softwarelösung mit unbegrenzter Zahl an Terminen wollen.
Preise von Calendly
Basic: Kostenlos für 1 Nutzer. 1 Kalender. Calendly-Branding
Premium: 10$/Monat pro Nutzer/Monat. 2 Kalender/Nutzer
Pro: 15$/Monat pro Nutzer/Monat. 6 Kalender/Nutzer
> Calendly kostenlos ausprobieren
2. SimplyBook.me
SimplyBook.me wurde 2008 gegründet und ist daher schon einige Jahre am Markt. Der Anbieter hat sich mit seiner umfangreichen Palette an Funktionen (wie Optionen zu Mitgliedschaften und ein Landing Page-Creator) einen Platz auf unserer Liste der besten Terminbuchungs-Software gesichert.
Vorteile von SimplyBook.me
Die Tarife sind großzügig und sehr günstig. Selbst im kostenlosen Tarif sind eine Reihe wirklich schöner, komplett responsiver Buchungsvorlagen für die Website enthalten. Die Einrichtung ist super easy, praktisch die ganze Arbeit wird für Sie erledigt!
Abgerechnet wird bei SimplyBook in Euro, und die DSGVO wird nach eigenen Angaben eingehalten (Sitz des Unternehmens ist innerhalb der EU, in Zypern).
Mit dem individuellen SMTP-Plugin lassen sich E-Mail-Versanddienste wie Mailjet oder SendGrid integrieren.
Nachteile
Die Benutzeroberfläche erschlägt einen ein wenig, vor allem wenn man eigentlich nur die Standardfunktionen braucht. Die meisten Nutzer werden sich vermutlich für den kostenlosen oder den Basic-Tarif entscheiden, wo man sowieso nur 1-3 individuelle Funktionen aktivieren kann.
Und auch wenn die Website eine deutsche Version anbietet, ist das Programm selbst leider nur auf Englisch verfügbar. Wenn Sie mehrere Sprachen benötigen, sollten Sie sich Appointlet genauer anschauen, dieses Tool unterstützt eine Reihe an Sprachen, darunter Deutsch, Spanisch, Niederländisch und Italienisch.
Wann SimplyBook.me sinnvoll ist
Wenn Sie nur eine einfache Buchungswebsite brauchen, die Sie anpassen können, dann ist SimplyBook.me eine gute Wahl. Die Softwarelösung ist darüber hinaus sehr erschwinglich.
Preise von SimplyBook.me
Kostenlos für 50 Buchungen pro Monat, automatische Erinnerungs-E-Mails und 1 individuelle Funktion (z. B. Zahlungsabwicklung). Bezahltarife ab 8€/Monat für 100 Buchungen, 3 individuelle Funktionen und POS-System.
3. Appointlet
Dank der übersichtlichen Oberfläche ist die Benutzung von Appointlet ein Kinderspiel. Es werden selbst für die komplexesten Arbeitsumgebungen genug Anpassungsoptionen geboten, beispielsweise stehen mehrere Sprachen und beliebig viele Formularfelder zur Verfügung.
Vorteile von Appointlet
Der kostenlose Tarif umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Buchungen, Meeting-Arten und Formularfeldern. Damit gehört Appointlet zu den großzügigsten kostenlosen Terminplanungs-Softwares. Falls Sie Buchungserinnerungen benötigen und das Appointlet-Branding entfernen wollen, ist der Bezahltarif mit 10$/Monat pro Nutzer sehr günstig.
Bei Appointlet haben Sie die Möglichkeit, mehr als eine Buchungsseite zu erstellen und dort alle näheren Informationen wie Ort, Preis usw. individuell anzupassen. Das ist wirklich nützlich, wenn Sie eine Reihe unterschiedlicher Services anbieten. Was Integrationen angeht, können Sie Appointlet mit Zapier verknüpfen, womit so ziemlich alle Newsletter-Dienste oder CRMs unterstützt werden.
Auch wenn die deutsche Übersetzung der Website zu wünschen übrig lässt, ist das Tool selbst sehr gut auf Deutsch nutzbar. Auch die DSGVO wird berücksichtigt.
Nachteile
Leider verfügt Appointlet aktuell über keine mobile App – sicherlich ein Feature, das einige Nutzer vermissen werden.
Sie müssen das Tool entweder mit dem Google- oder Office-365-Kalender synchronisieren. Wenn Sie also momentan keinen dieser Kalender verwenden und nicht umsteigen wollen, ist Appointlet nichts für Sie.
Außerdem können Sie mit dem kostenlosen Tarif online keine Zahlungen akzeptieren.
Wann Appointlet sinnvoll ist
Wenn bei Ihnen viele Terminbuchungen eingehen, Sie aber ohne automatische Erinnerungen und Online-Zahlungsabwicklung klarkommen, dann lohnt es sich wirklich, den kostenlosen Tarif auszuprobieren!
Preise von Appointlet
Kostenlos mit unbegrenzt vielen Buchungen. 10$/Monat pro Nutzer für automatisierte und individuell anpassbare Buchungserinnerungen sowie die Möglichkeit, Zoom und Stripe einzubinden.
4. Setmore
Das Schöne bei der Buchungs-Software von Setmore ist, dass Sie sie auch ohne technische Kenntnisse in null Komma nichts einrichten können. Das heißt jedoch nicht, dass es sich nicht um ein leistungsstarkes Tool handelt – ganz im Gegenteil.
Hinsichtlich DSGVO gibt es hier eine Infoseite, die auch einen Datenverarbeitungsvertrag bereithält.
Vorteile von Setmore
Diese Software ist wirklich benutzerfreundlich. Der Einrichtungsassistent leitet Sie durch alle Schritte und aufgrund der übersichtlichen Benutzeroberfläche findet man sich sehr gut zurecht.
Eine einzigartige Funktion dieses Tools ist die Desktop-App, die Ihnen Ihre Termine anzeigt, auch wenn Sie offline sind. Dieses Feature hat man bei keinem der anderen Anbieter.
Dank der vielen Integrationen mit Website-Baukästen, CRMs und Newsletter-Tools (Mailchimp und Constant Contact) können Sie ganz einfach Ihren Buchungsservice anzeigen, Ihre Kontakte verwalten und diese in Ihr E-Mail-Marketing einbinden.
Nachteile
SMS-Erinnerungen sind im kostenlosen Tarif nicht enthalten, aber hoffentlich reichen Ihnen E-Mail-Benachrichtigungen aus.
Obwohl Ihnen bei den Buchungsdetails eine Reihe an Anpassungsoptionen zur Verfügung stehen, lässt sich die Landingpage für die Buchungen (auf Setmore gehostet) vom Design her nicht individuell einrichten.
Leider gibt es hier überhaupt keine deutsche Sprachversion.
Wann Setmore sinnvoll ist
Sind Sie auf der Suche nach einem kostenlosen, aber großzügigen Anbieter, dann treffen Sie mit Setmore eine ausgezeichnete Wahl. Sie werden feststellen, dass Sie praktisch alle Möglichkeiten in dieser Buchungs-App haben, darüber hinaus ist es für einige vielleicht interessant, dass Sie offline über Ihren Desktop auf sie zugreifen können.
Preise von Setmore
Kostenlos für 1–4 Mitarbeiterlogins und Kalender, automatisierte E-Mails, eine unbegrenzte Anzahl an Buchungen und Sie können Zahlungen mittels Square akzeptieren.
Die Bezahltarife starten bei 12$/Monat für bis zu 2 Nutzerkonten, SMS-Erinnerungen für Ihre Kunden und eine gegenseitige Kalendersynchronisierung (um Ihren privaten Kalender mit dem Kalender der App zu verknüpfen).
5. Squarespace Scheduling
Squarespace Scheduling hieß früher Acuity und gehört seit 2019 zu Squarespace, dem gleichnamigen Homepage-Baukasten. Das Tool wird weltweit von über 50.000 Businesses und großen Unternehmen genutzt. Als einmaliges Feature gibt es hier die Option „Make me look busy“, die automatisch verfügbare Termine versteckt, sodass Sie sehr gefragt erscheinen.
Vorteile von Squarespace Scheduling
Mit den Bezahltarifen können Sie das Tool mit allen bekannten Kalendern synchronisieren: Outlook.com, Exchange, Office 365, iCloud und Google Kalender.
Squarespace Scheduling kann Ihre Terminbuchungs-Seite ins Französische, Deutsche, brasilianische Portugiesisch oder Spanische übersetzen. Ansonsten haben Sie auch die Möglichkeit, sie mithilfe des praktischen integrierten Programms selbst zu übersetzen. Die Einrichtung von Aufnahmeformularen für neue Kunden ist ebenfalls sehr einfach.
Nachteile
Abgesehen von der unbegrenzten Anzahl an Buchungen ist der kostenlose Tarif sehr begrenzt: Sie können weder irgendwelche Erinnerungen versenden noch das Logo Ihrer Marke anzeigen. Sie haben außerdem keine Möglichkeit, Zahlungen zu akzeptieren oder Ihren Kalender zu synchronisieren. Wenn Sie gerne einen kostenlosen Tarif nutzen würden, sind Sie mit Setmore besser dran. Bezahlt werden kann hier übrigens nur in USD.
Wann Squarespace Scheduling sinnvoll ist
Bei Squarespace Scheduling handelt es sich um eine sehr ausgereifte Terminbuchungs-App mit einer Vielzahl an Funktionen. Wenn Sie Kunden aus verschiedenen Ländern haben, finden Sie die Übersetzungsfunktion sicherlich hilfreich. Nur wenn Sie einen kostenlosen Tarif wollen, würde ich das Tool nicht empfehlen, da die Funktionalität im Vergleich zu anderen Apps zu eingeschränkt ist.
Preise von Squarespace Scheduling
Kostenlos für unbegrenzt viele Services und Buchungen, jedoch ohne Erinnerungs-E-Mails/-Texte, und noch dazu können Sie nicht Ihr Logo präsentieren. Bezahltarife ab 15$/Monat für die Kalendersynchronisierung und Integrationen fürs E-Mail-Marketing.
Squarespace Scheduling kostenlos testen
Fazit: Die besten Softwarelösungen für die Online-Terminbuchung
Damit haben Sie nun also einen Überblick über die besten Terminbuchungs-Softwares für Ihr Unternehmen. Was nun für Sie am besten passt, kommt auf Ihre Anforderungen an:
Calendly ist nicht nur sehr ausgereift, sondern auch komplett auf Deutsch verfügbar.
Ansonsten ist auch SimplyBook.me eine sehr kostengünstige Alternative. Positiv ist hier auch der Sitz innerhalb der EU und dass man in Euro zahlen kann (was leider bei keinem der anderen Anbieter möglich ist).
Setmore hingegen bietet selbst im kostenlosen Tarif eine Bezahlfunktion für Ihr Buchungsangebot. Dafür ist es leider nicht auf Deutsch verfügbar.
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23.11.2021 - Setmores Preise geändert
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