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Tanto si emprendes en solitario como si tienes una pequeña empresa, seguramente tendrás que gestionar unos cuantos clientes, así como todo lo relacionado con ellos (facturas, correos electrónicos, pedidos, contratos, etc.). Tanta información puede acabar un poco desorganizada, sobre todo si necesitas compartirla con otros miembros de tu equipo.
Entiéndeme, no es que no me guste el viejo método del boli y el post-it, ¡pero llega un momento en la vida en que hace falta un poco más de organización! Y eso es exactamente lo que un CRM puede aportarte.
Quizá no suene muy emocionante, pero te sorprenderías de lo dinámicos que pueden ser estos programas, con coloridos flujos de ventas (o pipelines) visuales y fáciles de usar, así como notificaciones sobre los contactos listos para vender. De hecho, las aburridas y grises bases de datos ya han quedado en el pasado (junto con los teléfonos Nokia, Windows Vista y los módems telefónicos). Y lo mejor es que ahora estos útiles programas los podrás utilizar gratis.
¿Qué es un CRM, y por qué lo necesito?
CRM son las siglas de customer relationship management, que en inglés significan “gestión de relaciones con los clientes”, y hace referencia tanto a la gestión de los clientes potenciales como actuales. Permite a las empresas organizar y localizar más fácilmente los datos de los clientes, informáticamente y en un único sitio.
Actualmente, puedes encontrar multitud de CRM fáciles de usar, a los que incluso los principiantes sacarán mucho provecho. Sin embargo, no siempre ha sido así. Antes, debido a la complejidad de los sistemas y sus elevados precios, normalmente los CRM solo los podían utilizar empresas con presupuestos enormes. En cambio, ahora muchos programas funcionan en la nube, algo que ha contribuido a reducir los precios y ha permitido a los desarrolladores de software crear CRM mucho más fáciles de usar.
Los CRM han seguido evolucionando y ahora las soluciones de CRM estándar se han sustituido por otras específicas para cada sector, suficientemente personalizables como para satisfacer las necesidades de cada empresa.
Entonces, ¿qué ventajas tiene utilizar un CRM?
- Te ayudan a organizar diferentes procesos de tu empresa (¡no solo el de ventas!)
- Dispones de los datos en tiempo real
- Puedes ver el rendimiento de tus comerciales
- Te dan una visión holística de tu empresa
- Proporcionan informes y análisis avanzados
- Automatizan tareas rutinarias
- Permiten guardar archivos y documentos, como contratos y facturas
- Puedes hacer seguimiento de correos abiertos y clics
- Tienes sincronización bidireccional con tu cliente de correo electrónico y calendarios (como p. ej. Gmail u Outlook)
- Tienen aplicaciones para móviles
- Y mucho más
¿Suena bien, verdad? Pues ahora permíteme que te presente los mejores CRM gratuitos en español, probados por nosotros mismos.
Los 9 mejores CRM gratuitos
- HubSpot: El más completo
- Brevo: Con automatizaciones de marketing
- Zoho CRM: Suite de 40 aplicaciones
- Bitrix24: Excelentes funcionalidades
- Freshsales: Muy fácil de usar
- Flowlu: Otro excelente servicio todo en uno
- Agile CRM: Con varias funcionalidades interesantes
- Streak: Para Gmail
- Apptivo: Plan gratis muy limitado
Los mejores CRM analizados en detalle
CRM gratis de HubSpot
HubSpot es uno de los CRM más utilizados. De hecho, tiene una impresionante cuota de mercado del 29% en el sector de automatización de marketing, y hay motivos para ello. HubSpot es un programa muy fácil de usar, con un plan gratis, muchas funcionalidades y que te permite agregar una generosa cantidad de contactos, ¡1 millón para ser exactos!
¿Qué incluye el plan gratuito de HubSpot?
Aparte de que podrás añadir una inacabable cantidad de contactos, tendrás acceso a un poco de todo en cuanto a marketing, ventas y servicio a los clientes, así que es una estupenda opción para empresas pequeñas sin presupuesto. Entre sus funcionalidades tiene formularios web, marketing por correo electrónico, asignación de tickets, chat, seguimiento de correos y páginas landing.
Otra cosa buena de este CRM gratis es que puedes tener un número ilimitado de usuarios, mientras que muchos programas gratis solo te dejan tener uno o dos, así que claramente este es un punto a favor de HubSpot.
Puedes pagar en euros y tanto la plataforma como el soporte están disponibles en español.
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- Contacto
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- Negociaciones
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- Panel
¿Qué le falta?
Ten en cuenta que el seguimiento de correos electrónicos está limitado a 200 emails. Con este CRM no podrás añadir varias direcciones de correo al mismo contacto ni agrupar varios subdominios de la misma empresa. Además, estaría bien que en el plan gratis pudieras generar informes más detallados.
Por último, es importante decir que, si quieres seguir utilizando HubSpot cuando crezca tu empresa, puede pasar a ser bastante caro bastante pronto, ya que el plan de pago más barato cuesta 46 €/mes. Y, lo que es peor, el límite de usuarios y contactos en realidad se reduce cuando te pasas a un plan de pago, así que es algo que tener en cuenta.
¿Para quién es?
Para aquellas personas que tengan muchos contactos y necesiten varias cuentas de usuario y amplias funcionalidades.
Brevo (antes Sendinblue)
Brevo es un servicio de email marketing con funcionalidades de CRM. Una cosa muy buena sobre Brevo es que todos los planes te permiten tener un número ilimitado de contactos (incluso el gratis), así que es una opción perfecta para aquellas personas con muchos contactos que gestionar.
¿Qué incluye el plan gratuito de Brevo?
El plan gratis de Brevo te permite tener un número ilimitado de contactos. Puedes segmentarlos fácilmente y tendrás también funcionalidades de marketing automatizado. Por otra parte, tienes soporte por teléfono y correo electrónico durante los primeros 60 días, e incluso podrás instalar un chat en tu web para estar en contacto con tus clientes.
Si decides hacerte con un plan de pago, es posible pagar en euros y tanto la plataforma como el soporte están disponibles en español.
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- Negociaciones
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- Contacto
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- Automatización
¿Qué le falta?
En el plan gratis, los informes son muy limitados, y solo podrás enviar un máximo de 300 correos al día. Tampoco incluye páginas landing.
Traspasar tus contactos de email marketing al CRM puede ser un poco laborioso, y el sistema es algo lento.
¿Para quién es?
Brevo es para aquellas personas que buscan un servicio de marketing todo en uno, que sea robusto y que no limite el número de contactos.
Zoho CRM
Zoho Corporation lleva en el mercado desde 1996 y es un programa muy conocido en el mundo de las ventas y el marketing. A principios de 2020 superaban los 50 millones de clientes en todo el mundo y ofrecían en su suite más de 40 aplicaciones.
Con servicios que van desde alojamiento de correos electrónicos a creación de páginas web, encuestas y formularios, vale la pena tener en cuenta este CRM, sobre todo porque tiene un plan gratis.
¿Qué incluye el plan gratuito de Zoho?
Lo más importante, Zoho te deja tener hasta 3 usuarios gratis. Incluye contactos, negocios cerrados, cuentas, tareas, eventos, registros de llamadas y notas. Puedes definir reglas para los flujos de trabajo y te dan 10 plantillas de correo para automatizar tu marketing.
En plan gratis de email marketing está limitado a 1200 correos y 2000 suscriptores. También tiene formularios de registro, pruebas A/B y plantillas para newsletters.
El programa es bastante fácil de usar y nada abrumador. Si algo no lo tienes claro, seguramente podrás encontrar la información necesaria en la amplia base de conocimientos de Zoho, aunque solo en inglés, francés y chino.
Puedes pagar en euros y la plataforma está disponible en español.
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- Contactos
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- Panel
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- Informes
¿Qué le falta?
Aunque navegar por la interfaz es bastante fácil, no resulta muy moderna en comparación con la de otros CRM. Y, de hecho, si utilizas otros servicios como Zoho Forms o Zoho Campaigns, a veces puede resultar un poco lioso, ya que tienes que ir cambiando de panel de control.
Solo te dejará acceder a los informes estándar y no podrás sincronizarlo con Google Calendar.
Las previsiones de ventas y la información sobre correos electrónicos también están reservadas solo para los planes de pago (que van desde 20 € por usuario al mes).
¿Para quién es?
Para aquellos que quieran aprovechar sus reglas de flujos de trabajo para automatizar y hacer pruebas A/B.
Bitrix24
Bitrix24 lleva en el mercado desde 2012 y es otro conocido CRM gratis. De hecho, en su página web pone que ¡más de 9 000 000 empresas han decidido utilizar Bitrix24!, así que debe de valer la pena echarle un vistazo, ¿no?
¿Qué incluye el plan gratuito de Bitrix24?
Con el plan gratis tendrás un número ilimitado de contactos, negocios, empresas y usuarios. También puedes enviar hasta 1000 correos electrónicos al mes a los contactos del CRM y te dan 5 GB de almacenamiento.
En cuanto a usabilidad, el aspecto de este CRM es algo más complicado, ya que el menú tiene muchos elementos. Quizá sea totalmente subjetivo, pero me pareció que el fondo del pipeline distraía un poco y no pude cambiarlo.
Tanto su página web, como el programa en sí y el soporte están disponibles en español.
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- Inicio
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- Negociaciones
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- Contacto
¿Qué le falta?
Es una pena que el plan gratis solo tenga 1 pipeline, lo que podría ser un problema para empresas que quieran hacer seguimiento de varios procesos. Tampoco incluye marketing por correo electrónico, aunque en su lugar podrías usar uno de estos servicios gratuitos.
Nota: Aunque la página web y el programa están en español, no puedes pagar en euros si quieres contratar un plan de pago.
¿Para quién es?
No solo está pensado para equipos internacionales (tiene soporte en 12 idiomas), sino que además sus funcionalidades son adecuadas tanto para empresas pequeñas como grandes. Podría ser que tengas que dedicar algo de tiempo a familiarizarte con el programa, pero te compensará.
Freshsales
Freshsales CRM forma parte de una suite de varios productos ofrecidos por Freshworks, como un sistema de tickets, chatbots y software de llamadas. Se creó en 2011 en la India, mientras que Freshsales CRM salió al mercado 5 años después. Pero ¿qué tal es este programa y qué te ofrece?
¿Qué incluye el plan gratuito de Freshsales?
El plan gratis de Freshsales te deja tener un número ilimitado de usuarios, con soporte por teléfono, correo o chat. También te permite crear itinerarios de marketing, instalar un chatbot en tu página web y hacer llamadas desde el CRM.
Otra cosa que vale la pena destacar es que, si te hace falta, puedes restringir el acceso al CRM en función del puesto de tus empleados.
También puedes probarlo gratis durante 21 días y ver qué tal te van sus funcionalidades más avanzadas.
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- Negociaciones
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- Contacto
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- Automatización
¿Qué le falta?
Solo puedes tener 100 contactos “activos” (contactos que hayan formado parte de tus actividades de marketing, como campañas de correo electrónico, secuencias de correos o email transaccionales, en los últimos 30 días).
Tus datos se almacenarán en Europa y puedes pagar en euros. No obstante, el programa y el soporte solo están disponibles en inglés.
¿Para quién es?
Para personas que busquen una interfaz limpia y fácil de usar con muchas funcionalidades.
Flowlu
Flowlu afirma que ayuda a más de 25 000 empresas en más de 120 países. No está al nivel de HubSpot ni de Britrix24, pero tampoco está mal.
¿Qué incluye el plan gratuito de Flowlu?
El plan gratis de Flowlu te da 2 usuarios, contactos y proyectos ilimitados, 1 GB de almacenamiento, automatizaciones, emisión de facturas y pagos por internet. También podrás sincronizar bidireccionalmente con Google calendar y añadir 5 productos y servicios.
El programa te ayuda sugiriéndote una lista de tareas para empezar y que resulta bastante útil, sobre todo para aquellos que utilicen un CRM por primera vez.
De hecho, las funcionalidades de Flowlu son de primera clase, y te permiten gestionar todo, desde contactos y negocios a proyectos y pagos por internet.
Negociaciones
¿Qué le falta?
No tiene integrado email marketing, ni te deja vincular otro servicio para hacerlo. Tampoco podrás añadir campos personalizados, algo que podría suponer un problema para muchas empresas.
Nota: Ni el programa ni el soporte están disponibles en español, y tampoco puedes pagar en euros.
¿Para quién es?
Para empresas pequeñas o grandes que no necesiten marketing por correo electrónico y estén buscando un CRM potente.
Agile CRM
Tiene buena fama y un generoso plan gratis, pero ¿será realmente igual de “ágil” cuando lo pongamos a prueba? ¡Veámoslo!
¿Qué incluye el plan gratuito de Agile?
Agile es gratis hasta 10 usuarios y 1000 contactos, con funcionalidades como creador de páginas landing, campañas de email marketing (5000 correos con el logo de Agile), seguimiento de correos electrónicos, calificación de contactos y reserva de citas. Como ves, no está nada mal.
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- Contacto
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- Negociaciones
¿Qué le falta?
El plan gratis no incluye ni automatización del marketing ni integración bidireccional de correo electrónico.
En cuanto a usabilidad, el sistema a veces parece algo lento y como si tuviera pequeños fallos. Además, la fuente es algo pequeña y podría resultar un problema para algunas personas. Así que, en respuesta a la pregunta que he planteado en la introducción, diría que no, Agile no es tan ágil como debería.
Nota: Ni el programa ni el soporte están disponibles en español, y tampoco puedes pagar en euros.
¿Para quién es?
Resulta difícil recomendar a Agile antes que otros CRM gratis de esta lista, ya que no destaca por nada en concreto. Dicho esto, el hecho de que sus planes de pago sean muy económicos podrían convertirlo en una buena opción para aquellos que puedan crecer y necesitar más funcionalidades rápidamente.
Streak
No tendrás término medio con este programa, o te encantará o lo odiarás. Pero lo que está claro es que Streak tiene bien definido a su usuario objetivo. Es diferente de otros programas en que no ofrece a sus usuarios un panel de control totalmente equipado, sino que se integra con su Gmail; esto significa que no tendrás que salir de tu bandeja de entrada para gestionar tus contactos, negocios o flujos de ventas.
¿Qué incluye el plan gratuito de Streak?
El plan gratis viene con 500 contactos y filas de datos, 50 correos al día, seguimiento de correos y flujos de ventas privados.
Las etiquetas claramente añaden color a tu bandeja de entrada, algo que también puede ser que te encante o que no soportes. Y las funcionalidades del CRM pueden visualizarse y utilizarse desde el móvil.
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- Contacto
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- Negociaciones
¿Qué le falta?
En mi caso, eché en falta tener un panel de control que me diera una visión general de mi actividad. Organizar tu pipeline resulta algo pesado sin tecnología de arrastrar y soltar. Y en el plan gratis faltan algunos informes.
Nota: Ni el programa ni el soporte están disponibles en español, y tampoco puedes pagar en euros.
¿Para quién es?
Para aquellos que estén buscando una solución sencilla, sin grandes florituras, y que puedan integrar con su Gmail.
Apptivo
Apptivo se creó en 2009 y actualmente ayuda a más de 200 000 empresas de 194 países. Pero ¿podría ser la solución que buscas?
¿Qué incluye el plan gratis de Apptivo?
La verdad es que no mucho. A diferencia de los otros programas de esta lista, con planes gratuitos bastante generosos, Apptivo no te da más que el mínimo imprescindible.
Contactos
¿Qué le falta?
El plan gratuito solo te deja tener 1 usuario y configurar un único pipeline. No incluye funcionalidades de email marketing ni de automatización, y no podrás integrarlo con otros programas. Otra cosa importante es que solo te dan 500 MB de espacio de almacenamiento.
Nota: Ni el programa ni el soporte están disponibles en español, y tampoco puedes pagar en euros.
¿Para quién es?
En comparación con el resto de los CRM gratuitos de esta lista, la verdad es que el plan gratis de Apptivo se queda corto. Con planes de pago muy económicos, podría ser un programa que te valga la pena plantearte cuando necesites ir a un plan de pago porque otros CRM gratis se te queden cortos. De todas maneras, si sigues queriendo probarlo por ti mismo, puedes hacerlo aquí.
Mejores CRM gratuitos para diferentes casos
Hay determinadas situaciones en que algunos CRM resultan mejores que otros. Por ejemplo, si tienes una peluquería, seguramente no necesitarás las mismas funcionalidades que alguien que trabaja como fotógrafo independiente.
Te recomendaría que hagas una lista de todas las funcionalidades que sabes que necesitarás y que compruebes cuáles están incluidas en los planes gratis de los CRM que he mencionado.
Puede que los siguientes casos de uso también te resulten útiles:
Mejor CRM gratuito para empresas pequeñas
En general, creo que, por sus excelentes y generosas funcionalidades, a la mayoría de las pequeñas empresas les iría bien con los 3 primeros programas de esta lista (HubSpot, Brevo y Zoho). Probablemente podrías beneficiarte bastante tiempo del plan gratis de cualquiera de ellos antes de tener que pasarte a uno superior. Todos ellos son también excelentes opciones porque tanto el programa como el soporte están disponibles en español.
Si eres una pequeña empresa con varios comerciales y empleados de marketing, puede que HubSpot te convenga más, ya que te dan un número ilimitado de usuarios.
Mejor CRM gratuito para startups
A las nuevas empresas les encantará que muchos CRM vienen con funcionalidades extra como páginas landing, automatizaciones, herramientas de gestión de proyectos y procesamiento de pagos.
El programa con más funcionalidades seguramente es HubSpot, aunque dependerá de cuáles necesites exactamente.
Conclusión: ¿Cuál es el mejor CRM gratis?
Ya está, hemos dado un vistazo bastante detallado a los mejores CRM del mercado.
Como has visto, algunos son más generosos con sus planes gratis, y podría valer la pena probar un par de ellos antes de tomar una decisión definitiva. Aquí tienes de nuevo los enlaces para probar los diferentes programas:
- Plan de CRM gratis de HubSpot
- Plan de CRM gratis de Brevo
- Plan de CRM gratis de Zoho
- Plan de CRM gratis de Freshsales
- Plan de CRM gratis de Bitrix24
- Plan de CRM gratis de Flowlu
- Plan de CRM gratis de Agile
- Plan de CRM gratis de Streak
- Plan de CRM gratis de Apptivo
Un último consejo que te daría es que te fijes en cuánto cuestan los planes de pago del CRM que decidas utilizar, para que no te lleves ninguna sorpresa cuando crezcas y sea el momento de pasarte a un plan superior. Puedes saber más sobre lo que ofrecen los planes de pago de estos programas en este artículo sobre los mejores CRM para empresas pequeñas (en inglés).
Espero que este artículo te haya resultado útil. Si tienes alguna pregunta, déjanosla en la sección de comentarios.
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