Fehler gefunden im gerade versendeten Newsletter – was jetzt?

Es ist ein klassisches Problem im E-Mail Marketing: die E-Mail ist gerade raus, schon stellt man fest, das sich ein Fehler eingeschlichen hat. Die Klassiker sehen so aus:

• ein Link funktioniert nicht
• ein Bild wurde falsch eingebunden und ist deswegen nicht sichtbar
• man hat sich verschrieben, z.B. stimmt das Datum eines Events nicht
• der Newsletter kommt zerschossen an
• dem Chef oder Kunden gefällt irgendetwas Inhaltliches (plötzlich) nicht mehr
• in der Liste kamen die Namen durcheinander wodurch die Anrede nicht mehr stimmt

Alle diese Dinge sind in meiner Agenturzeit in irgendeiner Form einmal vorgekommen. Nicht alles habe ich selbst verbrochen, möchte ich dazusagen 🙂

Wie kann man den Newsletter jetzt noch retten?

Zunächst sollte man einmal differenzieren, was innerhalb des Newsletters passiert und was außerhalb. Wenn der Fehler auf der Website oder Landing Page auftritt, kann das selbstverständlich noch korrigiert werden.

Bild oder verlinkte Datei falsch

Auch wenn ein Bild oder eine verlinkte Datei extern ausgelagert ist (d.h. nicht im Newsletter Tool selbst gehostet ist), kann man diese einfach und ohne viel Aufsehen zu erregen austauschen indem man auf den entsprechenden Webspace zugreift. Hat ein Empfänger die falsche Datei bereits heruntergeladen, ist es natürlich zu spät. Per Tracking können Sie aber ganz gut nachverfolgen, wer das gemacht hat. Diesen Empfängern senden Sie dann einfach eine weitere E-Mail mit der richtigen Datei.

Falsch verlinkt (hier gibt es Hoffnung)

Auch wenn innerhalb des Newsletter falsch verlinkt wurde, ist noch nicht alles zu spät. Um Klicks auf Links tracken zu können, verwenden alle Newsletter-Anbieter Redirects. Das heißt, der Link führt zuerst zum Server des Newsletter-Anbieters und erst danach kommt man auf die Zielseite.
Könnte man nun die Weiterleitung auf den richtigen Link umstellen, wäre alles wieder gut, oder? Genau das ist möglich bei CleverReach. Man geht einfach in den Kampagnen-Report und ändert die Verlinkung. Wie das genau geht, zeigt folgendes Video:

Manchmal hilft leider gar nichts mehr

Die E-Mail ist unwiderruflich mit vertauschter Anrede versendet. Dann stellt sich die Frage, was tun? Die E-Mail nochmals versenden mit Entschuldigung? Gar nichts tun? Die gleiche E-Mail einfach nochmal in korrekter Form versenden?

Falls der Versand noch am Laufen ist, sollten Sie auf jeden Fall versuchen ihn anzuhalten (über das Tool und wenn das nicht geht über den Support). Danach gilt es zu ermitteln, wer alles betroffen ist – Empfänger, bei denen alles korrekt angekommen ist, können Sie dann auf jeden Fall in Ruhe lassen.

Bedenken Sie, dass E-Mail Empfänger Texte in der Regel nur scannen, deswegen werden kleinere Fehler auch kaum wahrgenommen. Wenn der Fehler korrigiert werden muss, würde ich dazu raten eine E-Mail nachzuschicken, in der Sie sich kurz entschuldigen nach dem Motto „Es tut uns leid, wir haben einen Fehler gemacht“. Das sollten Ihre Kunden durchaus verstehen.

Überstürzen Sie aber nichts und prüfen Sie diesmal genau, dass alles stimmt.

Hier noch eine Checkliste, was man vor Versand alles prüfen sollte

• 4-Augen-Prinzip: Zu schnell wird man blind für Fehler, wenn man den Newsletter bereits zehn Mal gelesen hat. Wenn Sie alleine arbeiten, lassen Sie das Ding einfach ein paar Stunden liegen oder schlafen am besten eine Nacht darüber.
• Immer alle Verlinkungen durchklicken
• Führen Sie einen Testversand unter realen Bedingungen an eine Testliste durch. Idealerweise öffnen Sie den Newsletter mit verschiedenen E-Mail Clients. Achten Sie auch insbesondere auf die Betreffzeile – manchmal rutschen dort Sonderzeichen hinein, die nicht interpretiert werden können.
• Testen Sie sichprobenmäßig, ob die Personalisierung zu den E-Mail Adressen der Empfänger passt. Bei CleverReach und MailChimp geht das besonders einfach.
• Sparen Sie nicht am Spam- und Designtest. Falls Ihr E-Mail Tool einen solchen Test nicht anbietet, können Sie es auch hiermit versuchen.
• Falls Sie bei verlinkten Dateien auf Nummer sicher gehen möchten, können Sie diese, wie bereits erwähnt, auf Ihrem eigenen Webspace hosten, so dass Sie sie im Nachhinein entfernen oder austauschen können.

Wer weitere Tipps oder Geschichten zu diesem Thema beisteuern kann, soll bitte einen Kommentar schreiben!