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Newsletter Setup: Schritt-für-Schritt Anleitung für Einsteiger

Robert Brandl

Newsletter sind ein mächtiges Werkzeug um Kundenbeziehungen aufzubauen. Aber wie geht man idealerweise vor? In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen ein paar Strategien.

 

Ganz am Anfang steht erst einmal der Plan:
Was möchten Sie erreichen und durch welche Art von E-Mails?
 

So ist beispielsweise möglich, dass Sie alle E-Mails komplett im Voraus erstellen und dann automatisch im wöchentlichen Rhythmus versenden. Autoresponder nennt man das.

autoresponderDas macht zum Beispiel Sinn bei einem erkärungsbedürftigen Produkt – so könnte ein Küchenfachmarkt z.B. eine nützliche E-Mail Serie zum Thema „Was man bei der Küchenwahl unbedingt beachten muss“ versenden. Oder ein Übersetzer versendet einen Autoresponder in dem er erklärt was eine gute Übersetzung auszeichnet – und warum nicht jeder, der zufällig eine andere Sprache spricht auch gleich ein Übersetzer ist.

Die Bereitschaft einen höheren Preis als beim Wettbewerb zu bezahlen, ist häufig eine Sache des Verstehens – was unterscheidet Ihr Spitzenprodukt von den lediglich guten Produkten der Konkurrenz? Aber das ist wieder eine andere Sache – Marketing eben…

Die andere Möglichkeit neben Autorespondern sind klassische Newsletter, die tagesaktuell an alle oder bestimmte Segmente Ihres Verteilers gehen.

Was am besten passt, müssen Sie letztendlich selbst entscheiden, aber häufig ist die optimale Lösung eine Mischung aus Autoresponder und Newsletter. Um mit Ihren Interessenten zu Beginn gleich eine Beziehung zu Ihrer Firma aufzubauen, kann ein Autoresponder mit nützlichen Inhalten ein hochwirksames Mittel sein.

Wie ein E-Mail Anmeldeprozess funktioniert

Bei der Anmeldung zu einem Newsletter geht es immer um das „Opt-in“. Damit gemeint ist die Einwilligung des Empfängers Ihre E-Mails erhalten zu wollen. Liegt dieses Opt-In nicht vor, begibt man sich auf rechtlich sehr dünnes Eis, da dies zu einer Abmahnung führen kann.

So sieht ein klassischer, rechtlich sauberer Doppel-Opt-In Prozess aus:

opt-in prozess

Doppel-Opt-in deswegen, weil man erst auf dem Verteiler landet, wenn man den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt hat. Ansonsten wäre es möglich, dass sich jemand mit einer E-Mail Adresse einträgt, die ihm gar nicht gehört – und Sie würden praktisch zum Spammer werden, weil Sie diese Adresse anschreiben.

Wie man einen Anmeldeprozess aufsetzt

Einen solchen Prozess aufzusetzen ist kein Hexenwerk. Was Sie dafür brauchen ein E-Mail Marketing Tool. Am Beispiel von CleverReach zeigen wir Ihnen, wie das geht – dieser Prozess ist auch bei anderen E-Mail Tools vom Prinzip her sehr ähnlich. Nach der Erstellung eines kostenlosen Accounts geht es folgendermaßen weiter:

newsletter start

1. Empfängergruppe erstellen

Ihre Kontakte können Sie in diese Empfängergruppe hochladen. Meistens reicht eine einzige Empfängergruppe aus – dort landen z.B. alle Personen, die sich für Ihren Newsletter bzw. den Autoresponder über Ihre Website angemeldet haben.

emfpfängergruppe
Innerhalb einer Empfängergruppe können Sie Segmente einrichten, d.h. wenn Sie Kontakte auf Messen gewinnen, ist es möglich diese zu kennzeichnen und vor dem Versand filtern. Oder Sie legen eine zweite, komplett separate Empfängergruppe an – der Nachteil dabei ist, wenn Sie einen Newsletter an alle Kontakte versenden möchten, müssen Sie diesen an beide Empfängergruppen einzeln schicken. Dafür haben Sie dann ein komplett separates Reporting.

Bildhaft sieht das dann so aus:

Segmente

2. Anmeldeformular, Bestätigungsseiten und -E-Mails erstellen

CleverReach bietet nun an Ihre bestehenden Emfpfängerdaten hochzuladen. Das können Sie fürs Erste überspringen und den Punkt Formulare wählen. Das Video erklärt, wie Sie alles startklar bekommen:

3. Belohnung für die Anmeldung (optional aber sehr zu empfehlen)

Falls Sie eine tolles digitales Goodie wie ein eBook oder ein Whitepaper für die Abonnenten zur Verfügung stellen können, sollten Sie das auch tun. Bauen Sie den Link auf das Geschenk einfach auf die 2. Bestätigungsseite und in die 2. Bestätigungs-E-Mail ein. So bekommen es nur die Leute, die auch ihre korrekte E-Mail Adresse angegeben haben. Die Erfahrung unserer Schwesterseite WebsiteToolTester zeigt, dass sich die Anmeldezahlen mithilfe eines solchen Geschenks  locker verdreifachen können.

4. Bestehende Kontakte hinzufügen

Upload

Klassischerweise lädt man Empfänger per CSV Datei hoch oder fügt diese per Kopieren & Einfügen ein. Eine CSV Datei kann man durch Excel erzeugen (Speichern und dann den Dateitypen ändern). Mac User sollten im „CSV (Windows)“ Format speichern. Kleine Datenmengen können aber auch problemlos per Kopieren & Einfügen hochgeladen werden.

Auf der Folgeseite werden Sie auf rechtliche Voraussetzungen hingewiesen – diese bitte unbedingt beachten!

5. E-Mails versenden

KalenderNachdem Ihr Interessent Ihnen nun erfolgreich sein Opt-in gegeben hat, sollten Sie auch bald (nützliche) E-Mails senden. Auf jeden Fall zu vermeiden ist es, ein Jahr überhaupt nichts zu senden und dann mit voller Kraft Werbung hinaus zu posaunen.

Wer lange nichts sendet wird vergessen und die zu Beginn noch sehr enthusiastischen Abonnenten wissen längst nicht mehr, dass sie jemals ein Opt-in gegeben haben. Dann folgt im besten Falle eine reguläre Abmeldung vom Newsletter. Schlimmer geht aber auch: wenn Ihre E-Mails vom Empfänger als Spam markiert werden und Sie deswegen generelle Zustellungsprobleme bekommen.

Versandsequenz festlegen

Das Beispiel zeigt wie der Autoresponder nach vier „nützlichen“ automatischen E-Mails in den regulären Newsletter übergeht. Nutzen Sie auf jeden Fall das initiale Involvement, das Ihr Abonnent mit Ihrer Firma verbindet. Jetzt können Sie mit guten Infos gegenüber dem Wettbewerb punkten, der so einen Service vielleicht nicht bietet.

Versandsequenz

 

Damit Ihre neuen Abonnenten keinen regulären Newsletter bekommen, während der Autoresponder noch läuft, können Sie bei CleverReach eine Segmentierung anlegen. Es ist natürlich Ihre Entscheidung – vielleicht sind Ihre E-Mails so extrem interessant, dass man davon unter Umständen auch zwei am Tag gerne liest 😉

Wenn nicht, dann würde ich Ihnen diese Segmentierung für Ihren regulären Newsletter empfehlen. Wir gehen hier davon aus, dass Sie innerhalb von 30 Tagen insgesamt vier Autoresponder E-Mails versenden. Alle Abonnenten, die seit mindestens 30 Tagen auf dem Verteiler sind, bekommen somit Ihren regulären Newsletter.

segmentierung autoresponder
Ich hoffe, dass Ihnen dieser kleine Einstiegs-Guide bei beim Aufsetzen Ihres E-Mail Marketings hilft. Falls Sie noch Fragen haben, können Sie mir gerne einen Kommentar schreiben.