Wenn Ihr Unternehmen viele E-Mails versendet, sei es zu Transaktions- oder Marketingzwecken, sollten Sie sich mit den neuen Regeln von Gmail und Yahoo Mail befassen. Diese treten im Februar 2024 in Kraft.
Diese strengeren Regeln zielen darauf ab, die Postfächer Ihrer Empfänger und Empfängerinnen vor Spam und unerwünschten E-Mails zu schützen. Die gute Nachricht ist, dass die meisten dieser Anforderungen nicht wirklich neu sind; es handelt sich um etablierte Best Practices, welche viele Versender bereits umgesetzt haben.
Wir haben diesen Leitfaden erstellt, um Ihnen zu helfen, alles zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie die notwendigen Schritte unternehmen. Wir informieren Sie auch darüber, was die einzelnen Newsletter-Tools tun bzw. nicht tun, um Marketingexperten bei der Erfüllung dieser neuen Anforderungen zu unterstützen.
Zusammenfassung: das sind die Änderungen bei Gmail und Yahoo Mail
Wer ab Februar 2024 seine Empfänger bei Gmail und Yahoo Mail erreichen möchte, muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Authentifizierung: Absender müssen nun SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung für ihre E-Mails einrichten.
- Abmeldungen: Die Absender müssen in den Kopfzeilen ihrer E-Mails eine Option zum Abbestellen mit einem Klick anbieten („Header-Unsubscribe“). Außerdem müssen sie Abbestellungsanfragen innerhalb von zwei Tagen bearbeiten. Es soll den Empfängern so leicht wie möglich gemacht werden, sich abzumelden.
- Spam-Beschwerden: Versender sollten eine niedrige Spam-Beschwerdequote anstreben, idealerweise weniger als 0,3 %. Ihre Empfänger sollten demnach Ihre E-Mails nicht allzu häufig als Spam melden.
Diese Änderungen gelten vor allem für Absender, die an einem Tag mehr als 5.000 E-Mails an Google Mail- oder Yahoo-Adressen senden. Einige Gmail-Nutzer haben jedoch möglicherweise kein „@gmail“ oder „@googlemail“ in ihren E-Mail-Adressen, vor allem, wenn sie Google Workspace verwenden. Dadurch ist es nicht leicht festzustellen, ob jemand ein Gmail-Nutzer ist oder nicht.
Es ist also empfehlenswert, diese Regeln generell zu befolgen, wenn Sie mehrere Tausend Abonnenten in Ihrer Liste haben. So haben Ihre E-Mails die höchsten Chancen, die gewünschten Empfänger zu erreichen.
Schritt 1: Authentifizieren Sie Ihre E-Mails
Wenn Sie viele E-Mails verschicken, ist es wichtig, die Grundidee von E-Mail-Authentifizierung zu verstehen. Diese umfasst eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen, mit denen Dienste wie Gmail und Yahoo Mail prüfen, dass die an die Postfächer der Nutzer gesendeten E-Mails wirklich von den Absendern stammen, für die sie sich ausgeben.
Dies verbessert nicht nur die E-Mail-Sicherheit, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Posteingang und nicht im Spam-Ordner landen.
Ab Februar 2024 werden Gmail und Yahoo Mail überprüfen, ob Sie die folgenden Authentifizierungsmethoden eingerichtet haben:
1. Sender Policy Framework (SPF): Der SPF-Eintrag definiert eine Liste der zugelassenen Mailserver für Ihre Domain (z. B. ihrefirma.com). Sie teilt den eingehenden E-Mail-Servern des Empfängers (in diesem Fall Gmail und Yahoo Mail) mit, welche ausgehenden Server E-Mails in Ihrem Namen senden dürfen, und verhindert so, dass Ihre E-Mails als verdächtig eingestuft werden.
Wenn Sie beispielsweise E-Mails über einen ESP wie Mailchimp versenden, müssen Sie die Mailserver von Mailchimp zu Ihrer Liste der zugelassenen Absender hinzufügen.
2. DomainKeys Identified Mail (DKIM): DKIM fügt eine weitere Sicherheitsebene hinzu. Es fügt jeder E-Mail eine private digitale Signatur hinzu, die bestätigt, dass sie von Ihrer Domain gesendet wurde. Wenn die Signatur nicht mit dem öffentlichen Eintrag übereinstimmt oder die Nachricht manipuliert wurde, wird die E-Mail mit größerer Wahrscheinlichkeit als Spam markiert.
3. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC): DMARC ist die sicherste Form der E-Mail-Authentifizierung, da diese die anderen beiden Protolle voraussetzt. Es gibt den Servern von Google Mail und Yahoo Mail vor, wie sie mit E-Mails umgehen sollen, die SPF- und DKIM-Prüfungen nicht bestehen (z. B. ob sie abgelehnt oder im Spam-Ordner unter Quarantäne gestellt werden sollen).
Zu diesem Zweck müssen Sie einen DMARC-Eintrag für Ihre Domain veröffentlichen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre legitimen E-Mails ihr Ziel erreichen, und schützen sich gleichzeitig vor Spoofing (d. h. jemandem, der sich als Sie ausgibt).
Es ist auch wichtig, dass Sie keine E-Mail-Adressen auf den Domains von Google Mail oder Yahoo Mail (z. B. @gmail.com oder @yahoo.com) verwenden, um Massen-E-Mails zu versenden, da diese im Spam-Ordner landen würden.
Wenn Sie weitere Informationen zur Einrichtung einer dieser Methoden benötigen, lesen Sie unsere vollständige Anleitung zur E-Mail-Authentifizierung.
Und wenn Sie mehr praktische Hilfe benötigen, setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um einen Beratungstermin zu vereinbaren.
Schritt 2: Machen Sie es den Leser:innen leicht, sich abzumelden
Niemand erhält gerne unerwünschte E-Mails und in der Vergangenheit haben es einige Unternehmen den Empfängern häufig schwer gemacht, sich abzumelden. Die neuen Regelungen von Gmail und Yahoo Mail werden solche Praktiken künftig nicht mehr zulassen.
Als Absender müssen Sie sicherstellen, dass Sie:
1. Abbestellungen mit einem Klick ermöglichen: Das bedeutet, dass Sie einen Link zum Abbestellen in Ihre E-Mail-Kopfzeile einfügen (den so genannten „List-Unsubscribe Header“), der es den Empfängern ermöglicht, sich mit einem Klick abzumelden. Einige E-Mail-Marketingplattformen fügen diese automatisch ein, während andere verlangen, dass Sie sie manuell hinzufügen. Google bietet hier eine Anleitung, wie das geht.
Ein Beispiel für eine E-Mail mit aktiviertem Header-List-Unsubscribe
Wenn Sie die Mailto-Methode für die Erstellung Ihrer List-unsubscribe-Methode verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Abmeldeanfragen, die per E-Mail an Sie gesendet werden, beachtet werden. Brevo bietet hier eine nützliche Anleitung dafür.
Sie sollten auch einen prominenten Link zum Abbestellen in den Text der E-Mail einfügen. Die Nutzer können auch auf eine Landing-Page weitergeleitet werden, um zu bestätigen, dass sie das Abonnement kündigen möchten. Sie sollten jedoch nicht gezwungen werden, zusätzliche Details einzugeben (z. B. ihre E-Mail-Adresse), die Abbestellung mit einer weiteren E-Mail zu bestätigen oder eine Rückmeldung darüber zu geben, warum sie das Abonnement abbestellen möchten.
Wenn Ihr Abmeldelink zu einer Landing-Page führt, machen Sie es Ihren Kontakten so einfach wie möglich, sich abzumelden, indem Sie z.B. die E-Mail-Adresse automatisch einfügen und die Abmeldung mit einem einzigen Mausklick ermöglichen
2. Bearbeiten Sie Abbestellungsanfragen innerhalb von 2 Tagen: Obwohl die DSGVO eine Bearbeitungsfrist bis zu 30 Tagen erlaubt, verlangt Google Mail nun, dass diese Anfragen innerhalb von maximal 2 Tagen bearbeitet werden.
Das bedeutet, dass die E-Mail Marketing Plattformen jetzt einen viel kürzeren Zeitrahmen haben, um ihre Unterdrückungslisten zu aktualisieren (obwohl viele dies ohnehin automatisch tun). Wenn Sie Abmeldungen manuell verarbeiten, haben Sie ebenfalls nur ein enges Zeitfenster dies zu tun.
Schritt 3: Halten Sie die Spam-Beschwerdequote unter 0,3 %
Die Spam-Beschwerdequote ist der Prozentsatz der Empfänger, welcher Ihre E-Mail als Spam oder unerwünscht markiert.
Die Änderungen von Gmail und Yahoo Mail bestrafen diejenigen, die eine Beschwerdequote von mehr als 0,3 % haben. Dies wirkt sich negativ auf Ihre Sender-Reputation und Ihre Zustellbarkeit aus und dazu führt, dass Ihre E-Mails in den Spam-Ordnern der Empfänger landen oder sogar blockiert werden.
Die Spam-Beschwerdequote, wie sie in ActiveCampaign angezeigt wird
Um die Spam-Quote niedrig zu halten, muss man sich an bewährte Verfahren halten und Inhalte anbieten, die die Menschen auch wirklich lesen wollen. Die wichtigsten Schritte, die dabei zu beachten sind, sind:
1. Senden Sie E-Mails nur an Personen, die diese auch erhalten möchten: Dazu gehört nicht nur, dass Sie die Erlaubnis der Abonnenten einholen, ihnen E-Mails zu schicken, sondern auch, dass Sie Listen proaktiv bereinigen, um sicherzustellen, dass Sie inaktive Abonnenten entfernen.
2. Bieten Sie hochwertige Inhalte an: Vermeiden Sie es, zu werbliche Inhalte zu versenden, und konzentrieren Sie sich stattdessen auf Inhalte, die Mehrwert bieten. Achten Sie auch darauf, dass Sie keine „spammigen“ Wörter in der Betreffzeile der E-Mail verwenden, da diese von den Nutzern automatisch als Spam eingestuft werden könnten, ohne dass sie den Inhalt der E-Mail überhaupt überprüfen.
3. Segmentieren Sie: Senden Sie gezielte E-Mails an kleinere Segmente Ihrer Abonnenten basierend auf Interessen und Eigenschaften – anstatt dieselbe generische E-Mail an Ihre gesamte Liste zu schicken. So haben Sie viel bessere Chancen, die Spam-Beschwerdequote niedrig zu halten.
4. Senden Sie nicht zu viele E-Mails: Für einen Abonnenten gibt es nichts Schlimmeres, als Tag für Tag mit E-Mails desselben Absenders bombardiert zu werden. Halten Sie einen konsistenten Sendeplan ein, der Ihre Zielgruppe genau in der richtigen Häufigkeit erreicht. Noch besser ist es, wenn Sie die Abonnenten fragen, wie häufig sie Ihre E-Mails erhalten möchten.
Welche Newsletter-Tools sind auf diese Änderungen vorbereitet?
Sind Sie unsicher, ob Ihr E-Mail-Marketing-Tool mit den anstehenden Änderungen zurechtkommt? Kein Grund zur Sorge! Wir haben einen kurzen Überblick über die Entwicklung einiger beliebter Plattformen zusammengestellt:
| Authentifizierung | Abbestellungen | Spam-Beschwerden | |
|---|---|---|---|
| Brevo |
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| CleverReach |
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| ActiveCampaign |
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| MailerLite |
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| rapidmail |
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| GetResponse |
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| Mailchimp |
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| Omnisend |
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Änderungen bei Gmail und Yahoo Mail: Fazit
Die bevorstehenden Änderungen bei Google Mail und Yahoo Mail sehen auf den ersten Blick ein wenig bedrohlich aus. Das Ziel dieser Änderungen ist aber, dass Ihre E-Mails nicht nur sicher sind, sondern auch die Posteingänge derjenigen erreichen, die wirklich von Ihnen hören wollen. Letztendlich profitieren sowohl Sie als auch Ihre Abonnenten davon.
Die meisten dieser Änderungen verstärken lediglich die bewährten E-Mail Best Practices, die Sie wahrscheinlich bereits anwenden. Es geht um Transparenz, Sicherheit und die Bereitstellung von Inhalten, die Ihr Publikum ansprechen.
Falls Sie noch Fragen haben, hinterlassen Sie unten einen Kommentar oder nehmen Sie Kontakt auf. Wir sind hier, um Sie bei jedem Schritt Ihres E-Mail-Marketings zu unterstützen!
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Dieser Artikel wurde von unserem Expert:innenteam geschrieben und folgt unserem eigens entwickelten Testverfahren.
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