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Was ist SMTP? Leitfaden mit Tipps für kleine Firmen

Robert BrandlCharlotte Evans

By Robert & Charlotte

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Haben Sie schon einmal eine E-Mail Adresse für Ihre Domain eingerichtet, z.B. mit dem Outlook E-Mail Client? Dann sind Sie mit Sicherheit schon einmal auf den Begriff “SMTP” gestoßen.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen die Welt der SMTP-Server, indem er tief in ihre Funktionsweise, die häufigsten Probleme und auch die Schwergewichte der Branche eintaucht.

Am Ende dieses Artikels werden Sie ein klares Verständnis für die Rolle von SMTP in der E-Mail-Kommunikation haben. Und das Beste daran? Einige der SMTP-Server, die wir Ihnen zeigen werden, können völlig kostenlos genutzt werden.

Verständnis von SMTP-Servern

SMTP-Server, die dem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) folgen, erleichtern das Senden, Empfangen und Weiterleiten von E-Mails und sorgen für eine reibungslose E-Mail-Kommunikation. Sie fungieren als digitales Postamt, das die Anmeldeinformationen des Absenders prüft und E-Mails von einem Server zum anderen transportiert.

SMTP ist jedoch nicht das einzige verfügbare E-Mail-Protokoll. Unser Leitfaden enthält auch einen Vergleich von SMTP mit anderen E-Mail-Protokollen wie IMAP und POP3, die für die Speicherung und den Abruf von E-Mails in den Postfächern der Benutzer:innen zuständig sind. Mit diesen Informationen können Sie sich für eine E-Mail-Lösung entscheiden, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht – sei es das Hosting eines eigenen SMTP-Servers oder die Nutzung eines Drittanbieters.

Die Grundlagen von SMTP

SMTP ist ein weit verbreitetes E-Mail-Protokoll, das es E-Mail-Clients ermöglicht, Nachrichten zwischen E-Mail-Konten über das Internet zu versenden. Mit diesem Protokoll kann Ihr E-Mail-Client, wie z. B. Outlook oder Google Mail, mit anderen E-Mail-Servern kommunizieren und sicherstellen, dass Ihre Nachrichten die vorgesehenen Empfänger erreichen.

Wenn Sie bei einer E-Mail auf “Senden” klicken, stellt Ihr Client eine Verbindung zu einem SMTP-Mail-Server her, der Ihre Nachricht dann an den SMTP-Mail-Server des Empfängers weiterleitet und so die erfolgreiche Zustellung sicherstellt.

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Wie SMTP funktioniert – Infografik von EmailTooltester

Funktionsweise von SMTP-Servern

Ähnlich wie ein echtes Postamt wickeln SMTP-Server den Prozess des Versendens, Empfangens und Weiterleitens von E-Mails ab. Sie verwenden SMTP-Ports als Endpunkte für die Datenübertragung und sorgen dafür, dass die E-Mail-Daten reibungslos von einem Server zum anderen durch das Netzwerk gelangen. Im Falle von Problemen kann ein Backup-Server eingesetzt werden, um die Zustellung von E-Mails zu gewährleisten.

Ein SMTP-Server setzt sich aus E-Mail-Clients, Mail Transfer Agents (MTAs) und SMTP-Serveradressen zusammen. Mail-Clients sind Softwareprogramme oder Anwendungen, die E-Mails über das SMTP-Protokoll versenden. MTAs sind für die Übertragung von E-Mails zwischen SMTP-Servern verantwortlich und stellen sicher, dass die Nachrichten die Mailbox des Empfängers erreichen.

SMTP-Serveradressen dienen als spezifische Kennzeichnungen, die die Kommunikation zwischen Servern und Clients ermöglichen. Sie beginnen in der Regel mit “smtp.” oder “mail.”, gefolgt vom Domainnamen.

Einige gängige Beispiele für SMTP-Serveradressen sind smtp.gmail.com, smtp.mail.yahoo.com und smtp.office365.com.

Hauptkomponenten von SMTP-Servern

In den folgenden Abschnitten werden die Rollen der einzelnen Komponenten näher erläutert und ihr Beitrag zum effizienten Funktionieren eines SMTP-Servers erklärt.

E-Mail-Clients und ihre Rolle

Mail-Clients, auch bekannt als E-Mail-Clients oder Message User Agents (MUAs), sind Anwendungen, mit denen Benutzer:innen E-Mails verfassen, senden und empfangen können. Beispiele für gängige Mail-Clients sind Outlook, Gmail, Apple Mail und Thunderbird.

Diese Clients stellen eine Verbindung zu SMTP-Servern her, um Nachrichten zu senden. Diese Nachrichten werden dann an den Mailserver des Empfängers weitergeleitet. Mail-Clients bieten den Benutzern eine intuitive Oberfläche zur Verwaltung ihrer E-Mail-Kommunikation und ermöglichen es ihnen, organisiert und verbunden zu bleiben.

Mail Transfer Agents (MTAs)

Mail Transfer Agents (MTAs) sind Schlüsselspieler innerhalb von SMTP-Servern. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, E-Mails zwischen SMTP-Servern zu übertragen und so die erfolgreiche Zustellung von Nachrichten an ihre vorgesehenen Empfänger sicherzustellen. MTAs nutzen Protokolle, hauptsächlich SMTP, um E-Mails zu routen und weiterzuleiten. Sie kümmern sich um die Arbeiten im Hintergrund, die garantieren, dass Ihre E-Mails den Posteingang des Empfängers erreichen.

Ihre inhärente Zuverlässigkeit und Sicherheit machen sie zu einer unverzichtbaren Komponente des E-Mail-Kommunikationsprozesses.

SMTP-Befehle und Fehlercodes

Um während des E-Mail-Sendeprozesses zu kommunizieren und Probleme zu diagnostizieren, verwenden SMTP-Server Befehle und Fehlercodes. Das Verständnis dieser Befehle und Fehlercodes kann Ihnen helfen, mögliche Probleme zu bewältigen und eine reibungslose E-Mail-Kommunikation sicherzustellen.

Die folgenden Abschnitte werden sich mit gängigen SMTP-Befehlen beschäftigen und die Entschlüsselung von SMTP-Fehlercodes erläutern.

Gängige SMTP-Befehle

Zu den gängigen SMTP-Befehlen gehören:

  • HELO: der erste Schritt im Gespräch zwischen dem E-Mail-Client und dem SMTP-Server, der dem Server die IP-Adresse oder die Domain des E-Mail-Clients mitteilt
  • MAIL: gibt den Absender der E-Mail an
  • RCPT: gibt den oder die Empfänger der E-Mail an
  • DATA: signalisiert den Beginn der eigentlichen E-Mail-Nachricht

Diese Befehle ermöglichen die effiziente Kommunikation und Übertragung von E-Mail-Nachrichten zwischen Servern.

Der MAIL-Befehl legt die E-Mail-Adresse des Absenders fest, der RCPT-Befehl gibt den Empfänger an und der DATA-Befehl sendet die eigentliche Nachricht einschließlich der Betreffzeile.

Entschlüsselung von SMTP-Fehlercodes

MTP-Fehlercodes helfen nicht nur dabei, E-Mail-Zustellungsprobleme zu identifizieren und zu beheben, sondern spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von E-Mail-Bounces. Diese numerischen Codes zeigen den Status oder Fehler einer Nachrichtenübertragung im Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) an. Zum Beispiel deuten Fehlercodes, die mit 4 oder 5 beginnen, auf temporäre bzw. permanente Fehler hin, die zu E-Mail-Bounces führen können.

Beispielsweise bedeutet der Fehlercode 4.2.2, dass das Postfach des Empfängers voll ist, was zu einem temporären Ausfall führt. Ein Fehlercode 5.1.1 hingegen zeigt an, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht existiert, was zu einem permanenten Ausfall führt.

E-Mail-Bounces treten auf, wenn eine E-Mail nicht in das Postfach des Empfängers zugestellt werden kann. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, z.B. weil die E-Mail-Adresse des Empfängers falsch ist (Hard Bounce) oder weil das Postfach des Empfängers voll ist (Soft Bounce).

Durch das Verständnis von SMTP-Fehlercodes können Sie E-Mail-Zustellungsprobleme effektiver diagnostizieren und lösen, einschließlich der Verwaltung von E-Mail-Bounces. Dies gewährleistet eine reibungslose und erfolgreiche E-Mail-Kommunikation.

Hier sind die wichtigsten und am häufigsten auftretenden 4xx und 5xx SMTP-Fehlercodes:

4xx (Temporärer Fehler)

421 Dienst nicht verfügbar, Übertragungskanal wird geschlossen

450 Angeforderte Mail-Aktion nicht durchgeführt: Postfach nicht verfügbar

451 Angeforderte Aktion abgebrochen: lokaler Verarbeitungsfehler

452 Angeforderte Aktion nicht durchgeführt: unzureichender Systemspeicher

454 TLS aufgrund eines temporären Grundes nicht verfügbar

5xx (Permanenter Fehler)

500 Syntaxfehler, Befehl nicht erkannt

501 Syntaxfehler in Parametern oder Argumenten

502 Befehl nicht implementiert

503 Falsche Befehlsreihenfolge

504 Befehlsparameter nicht implementiert

530 Authentifizierung erforderlich

550 Angeforderte Aktion nicht durchgeführt: Postfach nicht verfügbar

551 Benutzer nicht lokal; bitte versuchen Sie <Weiterleitungs-Pfad>

552 Angeforderte Mail-Aktion abgebrochen: Speicherzuweisung überschritten

553 Angeforderte Aktion nicht durchgeführt: Postfachname nicht erlaubt

554 Transaktion fehlgeschlagen

Vergleich von SMTP mit anderen E-Mail-Protokollen

Während SMTP das primäre Protokoll für den Versand von E-Mails ist, gibt es andere E-Mail-Protokolle, die für den Empfang und die Verwaltung von E-Mails in den Postfächern der Benutzer:innen verwendet werden, wie IMAP und POP3.

In den folgenden Abschnitten werden diese Protokolle untersucht und ihre Unterschiede zu SMTP in Bezug auf Funktionalität und Zweck hervorgehoben.

IMAP: Speichern und Abrufen von E-Mails

IMAP (Internet Message Access Protocol) wird zum Speichern und Verwalten von E-Mails auf einem entfernten Server verwendet, so dass Benutzer von mehreren Geräten aus auf ihre E-Mails zugreifen und diese konfigurieren können. Im Gegensatz zu SMTP, das nur zum Senden von E-Mails dient, ist IMAP für den Empfang und die Organisation von E-Mails in Ihrem Posteingang gemacht.

Dieses Protokoll erleichtert den Benutzern den Zugriff auf ihre E-Mails von jedem Gerät aus und gewährleistet eine nahtlose Kommunikation und Organisation.

Merkmal SMTP IMAP
Zweck Versendet E-Mails von einem Client zu einem Server oder zwischen Servern. Ruft Nachrichten von einem Mailserver ab, um sie in einem E-Mail-Client anzuzeigen.
Richtung Ausgehende E-Mails. Eingehende E-Mails.
Beispiel Sie verfassen eine Nachricht und klicken auf “Senden”; SMTP wickelt den Versand ab. Sie öffnen Ihr E-Mail-Programm, um den Posteingang zu sehen; IMAP holt die E-Mails ab.
Vorteil Stellt sicher, dass die E-Mail beim Server des Empfängers ankommt. Mehrere Geräte können auf dasselbe Postfach zugreifen und es einheitlich verwalten.
Vergleich mit einem realen Szenario Wie der Postbote, der die Post ausliefert. Wie der Briefkasten, aus dem Sie Ihre Post abholen und verwalten.

POP3: Lokales Herunterladen und Speichern von E-Mails

POP3 (Post Office Protocol 3) ist ein E-Mail-Protokoll, das E-Mails lokal auf dem Gerät des Nutzers herunterlädt und speichert. Nach dem Herunterladen werden sie in der Regel vom Server gelöscht. Dieses Protokoll eignet sich besonders für Benutzer und Benutzerinnen, die ihre E-Mails herunterladen und offline lesen möchten, ohne auf eine durchgehende Internetverbindung angewiesen zu sein. Im Gegensatz zu IMAP erlaubt POP3 jedoch keine E-Mail-Synchronisierung über verschiedene Geräte.

Es ist wichtig zu verstehen, dass POP3 primär für das Herunterladen und Verwalten eingehender E-Mails zuständig ist, während SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) zum Versenden von E-Mails – sei es von einem Client zu einem Server oder zwischen Servern – verwendet wird. Daher fokussiert sich POP3 auf das Abrufen von E-Mails, während SMTP für die Zustellung verantwortlich ist.

API und ihre Rolle bei SMTP-Servern

Eine Application Programming Interface (API) kann eine wichtige Rolle in Verbindung mit SMTP-Servern spielen. APIs ermöglichen die Interaktion zwischen verschiedenen Softwareanwendungen und erlauben ihnen zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Im Kontext von SMTP-Servern können APIs dazu verwendet werden, E-Mails programmgesteuert zu senden, ohne dass ein Mail-Client erforderlich ist. Dies kann besonders nützlich für Anwendungen sein, die automatisierte E-Mails senden müssen, wie beispielsweise Transaktions-E-Mails oder Benachrichtigungen.

APIs für SMTP-Server können auch zusätzliche Funktionen bieten, wie das Verfolgen des Status von gesendeten E-Mails, das Verwalten von E-Mail-Listen oder sogar die Analyse der E-Mail-Performance. Daher ist es bei der Auswahl eines SMTP-Server-Anbieters sinnvoll zu prüfen, ob sie eine API bereitstellen und welche Funktionen diese bietet.

Die Wahl zwischen selbst gehosteten SMTP-Servern und Drittanbietern

Wenn es um die Verwaltung Ihrer E-Mail-Kommunikation geht, können Sie zwischen dem Betrieb Ihres eigenen SMTP-Servers und der Nutzung des E-Mail-Dienstes eines Drittanbieters wählen. Jede Option hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, je nach Ihren Bedürfnissen, Ressourcen und Fachkenntnissen.

Im folgenden Abschnitt werden die Vor- und Nachteile erläutert, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen:

Typ Vorteile Nachteile
Selbst gehostete SMTP-Server
  • Mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten
  • Sie können den Server an spezifische Anforderungen anpassen.
  • Schwierig einzurichten und zu warten.
  • Potenzielle Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Zustellbarkeit
  • Erfordert Zeit und Ressourcen für Serverwartung und Fehlerbehebung.
E-Mail-Dienste von Drittanbietern
  • Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit
  • Zusätzliche Funktionen
  • Erfordert weniger technisches Fachwissen
  • Mögliche Kosten
  • Beschränkungen beim E-Mail-Volumen
  • Verzicht auf eine gewisse Kontrolle über den E-Mail-Server

Für kleinere Unternehmen mit begrenzten technischen Ressourcen und einem Bedarf an Zuverlässigkeit sind externe E-Mail-Dienste in der Regel die erste Wahl. Sie bieten Benutzerfreundlichkeit und eine geringere Wartungsverantwortung. Schauen wir uns nun einige davon genauer an:

Die besten SMTP-Server

Mehrere SMTP-Server-Anbieter bieten zuverlässige und effiziente E-Mail-Versanddienste über ihren ausgehenden Mail-Server an, die sich an verschiedene Bedürfnisse und Budgets richten.

In diesem Abschnitt werden die Top 3 SMTP-Server-Anbieter SMTP2GO, MailerSend und Postmark vorgestellt. Diese Anbieter bieten eine Reihe von Funktionen und Preismodellen, sodass Sie die beste Lösung für Ihre E-Mail-Kommunikationsbedürfnisse auswählen können.

Für eine größere Auswahl an kostenlosen SMTP-Servern empfehlen wir Ihnen, sich diese detaillierten Vergleiche anzusehen: Die 10 besten kostenlosen SMTP-Server und die besten Tools für Transaktions-E-Mails.

SMTP2GO

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SMTP2Go bietet nicht nur SMTP, sondern auch eine benutzerfreundliche API zur Verwaltung ausgehender E-Mails. Die Funktionen umfassen:

  • Kostenloser Tarif für bis zu 1.000 E-Mails/Monat
  • E-Mail-Testoptionen
  • Berichte in Echtzeit
  • Hohe Zustellbarkeitsraten (95%+)
  • E-Mail-Authentifizierung mit DKIM und SPF

Der Starter-Tarif von SMTP2Go ist für $10/Monat erhältlich. Er beinhaltet 10.000 E-Mails, SMS-Nachrichten, Reports für 30-Tage und verschiedene Supportoptionen wie E-Mail, Chat und Telefon.

> Testen Sie SMTP2GO kostenlos

MailerSend

mailersend sendgrid alternative

MailerSend bietet die folgenden Funktionen für transaktionale E-Mail-Dienste:

  • Kostenloser Plan für bis zu 3.000 E-Mails/Monat
  • Gute Zustellbarkeitsraten (86%+)
  • E-Mail-Templates
  • E-Mail-Authentifizierung mit DKIM und SPF
  • Transaktions-SMS
  • Kampagnen-Analysen

Mit dem kostenlosen MailerSend-Tarif können Nutzer 3.000 E-Mails pro Monat versenden. Zusätzliche E-Mails sind für nur 0,84€ pro 1.000 E-Mails erhältlich.

> MailerSend kostenlos testen

Postmark

postmark

Postmark ist ein E-Mail-Dienst, der sich auf gute Zustellbarkeit konzentriert und eine kostenlose Testversion für den SMTP-Versand sowie zusätzliche Funktionen wie Tracking und Analysen anbietet.

  • Testversion für den SMTP-Versand (bis zu 100 E-Mails pro Monat kostenlos)
  • E-Mail-Zustellbarkeit
  • Hohe Zustellbarkeit (93%+ )

Postmark ist etwas teurer als die beiden anderen Anbieter und bietet kostenpflichtige Tarife ab 15 $/Monat für 10.000 E-Mails.

> Testen Sie Postmark kostenlos

Fazit

SMTP ist das Herzstück der E-Mail-Zustellung. Für kleine Unternehmen kann es überfordernd sein, sich in die Feinheiten von SMTP einzulernen. Hier kommen Drittanbieter-SMTP-Server ins Spiel.

Diese sind nicht nur erschwinglich; sie machen Ihren E-Mail Versand auch sicherer. Wenn Sie sich fragen, wo Sie am besten anfangen sollen, können Sie z.B. mit SMTP2GO oder MailerSend starten. Mit ihrer hervorragenden Zustellbarkeit und praktischen kostenlosen Tarifen, sind sie für die meisten kleineren Unternehmen eine sichere Wahl.

Wenn noch Fragen offen sind, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar!

Die Autoren

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Robert Brandl

Gründer und CEO

Hallo! Ich bin Robert Brandl, ein E-Mail-Marketing-Experte mit über 15 Jahren Branchenerfahrung. Nachdem ich meine Laufbahn in einer Online-Marketing-Agentur begann, gründete ich EmailTooltester als Herzensprojekt, um kleinen und mittleren Unternehmen zu helfen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, das Potenzial des E-Mail-Marketings voll zu erschließen.

Charlotte Evans

Content Manager

Hallo, ich bin Charlotte! Ich war schon immer begeistert davon, anderen zu helfen, egal ob online oder persönlich. Nachdem ich für verschiedene Tech-Startups und E-Commerce-Unternehmen gearbeitet habe, entwickelte ich eine starkes Interesse für E-Mail-Marketing und Content-Erstellung. Als Teil des EmailTooltester-Teams gebe ich dieses Wissen gerne weiter!

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Dieser Artikel wurde von unserem Expert:innenteam geschrieben und folgt unserem eigens entwickelten Testverfahren.

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