Newsletter erstellen und versenden: Alles was Sie dazu wissen müssen

Robert BrandlCharlotte Evans

By Robert & Charlotte

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Informationen zum Thema E-Mail Marketing für kleine und mittelgroße Firmen und Online Shops sowie Blogger

Die Welt des E-Mail Marketings kann zunächst etwas kompliziert erscheinen. Wie setzt man einen rechtlich sauberen Anmeldeprozess auf? Wie verwaltet man seine Versandliste sauber? Und wie gewinnt man überhaupt Abonnenten?

Antworten auf diese und noch weitere Fragen, sowie eine Schritt für Schritt Anleitung wie Sie einen Newsletter erstellen und versenden, erhalten Sie in diesem Artikel.

Was genau versteht man unter einem E-Mail Newsletter?

Ein E-Mail Newsletter ist eine regelmäßig oder einmalig erscheinende E-Mail im HTML- oder Text-Format. Bei immer mehr Unternehmen geht der Trend weg von klassischen Kundenzeitschriften hin zu digitalen Medien wie dem E-Mail Newsletter.

Es gibt vier Formen von E-Mail Newslettern:

  • Einzel-Promotion (Fokus auf ein Thema und klarer Call to Action)
  • Regelmäßiger Newsletter (Fokus auf mehrere Themen)
  • Autoresponder (Serie von E-Mails, die nach Anmeldung automatisch versendet wird)
  • andere automatische getriggerte E-Mails (z.B. nach Klick auf einen bestimmten Link)

Vorteile eines E-Mail Newsletters

  • Kostenersparnis im Vergleich mit traditionellen Medien wie z.B. Print
  • Schnelligkeit des Mediums und des Newsletter-Erstellens
  • Messbarkeit der Ergebnisse – so kann man bedürfnisgerecht Inhalte produzieren und den Return on Investment teilweise sehr genau berechnen
  • Käufe oder Registrierungen können ohne Medienbruch durchgeführt werden
  • Integrationsmöglichkeiten mit sozialen Medien wie Facebook
  • Kunden rufen E-Mails auch unterwegs mit dem Smartphone ab

Nachteile eines E-Mail Newsletters

  • Haptisches Erlebnis wie bei Print fehlt
  • E-Mails werden schneller gelöscht und oft weniger intensiv gelesen
  • Insgesamt landen zu viele E-Mail Newsletter in den Postfächern der Empfänger

Wiegt man die Vorteile mit den Nachteilen auf, so erkennen die meisten Unternehmen nicht nur die Daseinsberechtigung von E-Mail Marketing, sondern auch eine starke Notwendigkeit ein eigenes E-Mail Marketing-Programm zu starten.

Mehr Informationen dazu was ein Newsletter ist, welchen Nutzen dieses Format haben kann und Beispiele dafür wo und wie Sie Newsletter einsetzen können, finden Sie hier.

Newsletter erstellen – so funktioniert's!

Das folgende Video verdeutlicht den Erstellungsprozess mit den Newsletter Tools von CleverReach und GetResponse. Diese Tools verwenden sogenannte Drag-and-Drop-Editoren und bieten Designvorlagen (Templates) an. Damit benötigt man zur Erstellung eines Newsletters keine Programmierkenntnisse.

newsletter erstellen tutorial

Hier können Sie CleverReach und GetResponse kostenlos ausprobieren.

Hier finden Sie ausführliche Testberichte zu beiden Newsletter Tools.
(die Links öffnen in einem neuen Fenster)

Newsletter in 6 einfachen Schritten erstellen:

1. Melden Sie sich bei einem Newsletter Tool an.

Wählen Sie eine E-Mail Marketing Software, die Ihren Anforderungen entspricht – z.B. Benutzerfreundlichkeit, Automatisierungsfunktionen oder ein gutes Preis-/Leistungs-Verhältnis. Anfängern empfehlen wir in der Regel CleverReach und GetResponse aufgrund deren großzügigen kostenlosen Tarife. Erfahren Sie hier mehr darüber, worauf Sie achten sollten.

2. Importieren Sie Ihre Newsletter-Versandliste (falls vorhanden)

Stellen Sie sicher, dass Ihre Versandliste nur Kontakte enthält, die Ihnen ausdrücklich ihr Einverständnis zum Erhalt Ihres Newsletters gegeben haben (Stichwort DSGVO). Unter Umständen können Sie Ihre Bestandskunden auch ohne explizites Opt-in anschreiben. Das Hochladen Ihrer Kontaktliste erfolgt in der Regel als CSV-Datei. Sie können Ihre Kontakte  aber auch einfach kopieren und einfügen, wenn es sich um eine kleinere Liste handelt.

3. Richten Sie Ihr Anmeldeformular für den Newsletter ein

Machen Sie es den Website-Besuchern leicht, sich für Ihren Newsletter anzumelden. Erstellen Sie ein Anmeldeformular, das deutlich sichtbar ist und den Wert des Newsletters klar kommuniziert. Das Formular kann durch Einfügen des Formularcodes auf Ihrer Website eingefügt werden. In der Regel gibt es auch Plugins für WordPress-Websites und Website-Apps für Website-Baukästen wie Shopify und Wix.

Wichtig: stellen Sie sicher, dass die Anmeldungen per Doppel-Opt-in bestätigt werden, um rechtlich sauber zu sein.

4. Authentifizierung einrichten

Um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen, sollten Sie gängige Authentifizierungsmethoden wie SPF, DKIM und DMARC einrichten. Der Support Ihrer Newsletter Software sowie Ihr Domain-Registrar können Ihnen dabei helfen.

5. Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Newsletter-Kampagne

Bestimmen Sie den Zweck und die Ziele Ihres Newsletters. Erstellen Sie ansprechende Inhalte, die Ihr Publikum gerne liest, und entwerfen Sie ein attraktives Template, das zu Ihrer Marke passt. Behalten Sie diese Best Practices im Hinterkopf. Sobald Ihr Inhalt fertig ist, pflegen Sie ihn in Ihrem Newsletter-Editor ein.

6. Überwachen Sie die Performance

Überprüfen Sie regelmäßig Metriken wie Öffnungs- und Klickraten, um die Beliebtheit Ihres Newsletters zu messen. Nutzen Sie A/B-Tests, um mit verschiedenen Betreffzeilen, Inhalten und Designelementen zu experimentieren und die Performance zu optimieren.

Was gehört alles zu einer professionellen E-Mail-Software?

Für die Umsetzung eines Newsletter-Verteilers benötigen Sie eine Listenverwaltung, die es Ihnen ermöglicht Abonnenten in einer Datenbank zu verwalten, filtern und segmentieren. Je nach Software ist die Integration in eine CRM-Software mehr oder weniger einfach möglich.

Des Weiteren brauchen Sie einen einfach zu bedienenden Editor zum Newsletter erstellen (siehe Beispielanimation). Darin enthalten sein, sollte auch eine Möglichkeit zur Überprüfung der korrekten Darstellung in verschiedenen E-Mail und Web Clients (z.B. Outlook, Gmail und Apple Mail).

newsletter-erstellen-drag-drop

Responsive Templates sind heutzutage essenziell. Inzwischen werden über die Hälfte alle Newsletter mobil gelesen. Aus diesem Grund ist eine einwandfreie Darstellung auf dem Smartphone ein must-have und dazu benötigt man die entsprechenden Newsletter-Vorlagen.

Außerdem braucht man funktionierende Prozesse, z.B. zur An- und Abmeldung sowie zur Verwaltung von ungültigen E-Mail Adressen. Wie ein rechtskonformer Opt-in Prozess aufgesetzt wird, erfahren Sie hier. Wer ein CMS wie WordPress für seine Website nutzt, wird es praktisch finden, wenn es entsprechende Newsletter-Plugins zum einfachen Einbauen von Formularen gibt.

Eine gute Zustellbarkeit ist ebenfalls sehr wichtig. Leider ist dies nicht ganz einfach zu testen, da es sehr viele verschiedene E-Mail Postfächer (z.B. Gmail, Outlook, GMX etc.) gibt. Wir führen solche Tests regelmäßig durch und beobachten welche Anbieter die besten E-Mail Server haben, die von den wichtigsten E-Mail Service Providern nicht geblockt werden. Erfahrungsgemäß gibt es hier nämlich sehr große Unterschiede.

Darüber hinaus zeigt Ihnen dieses Video 8 wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Wahl einer Newsletter Software achten sollen:

newsletter software auswählen video

Welche Inhalte gehören in einen lesenswerten E-Mail-Newsletter?

Klassische Newsletter (wozu ich auch Printpublikationen zähle) waren oft sehr auf das Unternehmen konzentriert. Firmen- und Produktankündigungen, Auszeichnungen, Pressemitteilungen und andere nicht besonders spannende Neuigkeiten.

Versetzen Sie sich in die Lage des Lesers. Was würde Sie denn interessieren als Newsletter Abonnent? Und was würde Sie im Gegenzug dazu veranlassen den Newsletter abzubestellen?

Die besten Newsletter, die ich kenne, haben ihren Fokus auf folgenden Inhalten:

  • Nützliches – zum Beispiel Tipps, Tutorials, How-to-Artikel oder konkrete Anleitungen
  • Aktuelles – denken Sie an Kommunikation zur Fußball WM, Black Friday oder Weihnachten. Der einfache Grund dafür liegt darin, dass die Leute sich dafür gerade interessieren.
  • Berichtenswertes – gab es eine Entwicklung in Ihrer Branche, die für Ihre Leser relevant ist? Beispielsweise die Entwicklungen im Bereich der künstlichen Intelligenz und die Auswirkungen auf Ihre Branche. ChatGPT kann übrigens auch sehr gut bei der Themenfindung helfen.
  • Persönliches: Menschen lesen gerne Geschichten. Falls Ihnen etwas Interessantes widerfahren ist, was auch für Ihre Leser relevant ist, teilen Sie es!
  • Sonderangebote und Aktionen – Sales und Nachlässe werden häufig sehr gerne angenommen. Auch kostenlose Dinge wie E-Books können für Ihre Leser Mehrwert haben.
  • Personalisierte Inhalte – Berücksichtigen Sie die Interessen Ihrer Leser. Das können Sie anhand des historischen Klickverhaltens relativ einfach herausfinden.

Tipps für Betreffzeilen:

Eine gute Betreffzeile macht häufig den Unterschied aus zwischen Newslettern, die gelesen werden und jenen, die im virtuellen Müll landen.

Kurz und knackig – 41 Zeichen sind die ideale Länge. Aus diesem Grunde müssen Sie sparsam mit Ihren Worten sein. Testen Sie die Darstellung mit unserem Betreffzeilen-Previewer.

Teilen Sie den Lesern mit, welche Inhalte diese erwarten können – Versuchen Sie ihre Abonnenten nicht hinters Licht zu führen. Das kann zwar eine zusätzliche Öffnung bedeuten, dafür wird aber auch die Abmelderate in die Höhe gehen.

!!!!!! – Seien Sie vorsichtig mit Ausrufezeichen und GROßBUCHSTABEN. Niemand wird gerne angeschrien.

A/B-Tests durchführen zur Optimierung

Für bessere Newsletter-Ergebnisse lohnt es sich A/B-Tests (bzw. Split-Tests) durchzuführen. So können Sie herausfinden welche Betreffzeilen besonders gut funktionieren oder welche Angebote am besten ziehen. Dafür greift man eine Untergruppe der Leserschaft heraus (z.B. 20%) und formt daraus zwei Gruppen. Beachten Sie, dass ein solcher Test erst ab ca. 2000 Newsletter Abonnenten wirklich aussagekräftig ist.

Zufallsgesteuert verschickt man daraufhin jeweils eine der beiden Versionen an die Leser. Nach ein paar Stunden haben Sie dann bereits aussagekräftige Ergebnisse und können entscheiden welche Version die restlichen 80% der Leser bekommen sollen.

Fast alle Newsletter Tools bieten diese Funktionalität an, es kann aber sein, dass A/B-Tests nur in den oberen Preisstufen enthalten sind.

Was kostet es Newsletter zu versenden?

Theoretisch können Sie HTML-E-Mails kostenlos versenden. Dazu nehmen Sie einfach Ihr gewohntes E-Mail Programm (z.B. Outlook) und legen los. Nur werden Sie hier gleich auf mehrere Problem stoßen. Zum einen ist es sehr umständlich mit Outlook HTML-E-Mails zu erstellen, zum anderen fehlen Ihnen sämtliche Möglichkeiten der Analyse sowie automatisierte An- und Abmeldeprozesse.

Ein ordentliches Newsletter Tool muss aber auch nicht teuer sein. Es gibt eine Reihe von Anbietern, die komplett kostenlose Tarife im Programm haben. Aber auch wenn Sie Profi-Funktionen benötigen und Ihre Verteilerliste langsam aber sicher wächst, muss das nicht ihr Marketing-Budget sprechen. Für 5.000 Empfänger fallen z.B. bei monatlichem Versand zwischen 20 und 45€ an. Falls Sie nur unregelmäßig versenden, können Sie auch einen Prepaid Tarif nutzen und zahlen dann nur wenn Sie wirklich etwas verschicken.

Sie können die Kosten auch ganz genau berechnen mit unserem Newsletter-Kostenrechner! Tragen Sie einfach die gewünschte Anzahl von E-Mails pro Monat ein und der Rechner vergleicht alle wichtigen Anbieter für Sie.

Datenschutz: ich kann keinen Cloud-Anbieter nutzen. Gibt es Alternativen?

Es gibt in der Tat auch Newsletter Software, die Sie lokal bei sich auf dem Rechner installieren. Dazu sei aber gesagt, dass der Trend klar zur web-basierten Tools geht, deswegen ist die Auswahl dafür leider ziemlich bescheiden. Die beste uns bekannte Software ist Mailify.

Diese installiert man lokal auf seinem PC oder Mac und speichert auch die Versandlisten lokal. So braucht man die Daten nicht außer Haus geben. Der Nachteil dabei ist allerdings, dass man so nur auf einem Rechner arbeiten kann, was natürlich die Teamarbeit erschwert.

Des Weiteren gibt es auch Newsletter-Programme wie Supermailer und Sendblaster. Auf diese beiden Anbieter gehen wir hier allerdings nicht näher ein, da sie auf uns einen relativ altbackenen Eindruck gemacht haben.

Brauche ich zum Newsletter versenden einen eigenen Mail-Server?

Beim Versand eines Newsletters kommen verschiedene Komponenten ins Spiel: eine Software bzw. eine Web-Applikation mit der man den Newsletter erstellt und ein Mail-Server über den man den Newsletter versendet. Grundsätzlich können Sie alle diese Bestandteile selbst managen: sie installieren die Newsletter Software auf Ihrem Server oder Rechner und nutzen den Mail-Server Ihres Hosting-Anbieters (z.B. 1&1 oder Strato).

Leider sind diese Mailserver selten für den Massenversand von E-Mails geeignet. In der Praxis wird die Leitung dann einfach dicht gemacht, wenn mehrere hundert E-Mails pro Stunde versendet werden. Eine mögliche Lösung ist die Nutzung eines externen Mailservers. Hier haben wir die wichtigsten Anbieter für den deutschen Markt verglichen (z.B. Mailjet und Brevo).

Eine weitere, eher theoretische Möglichkeit wäre es, einen eigenen Mailserver zu betreiben. Das ist in den meisten Fällen für kleine Firmen aber vom Aufwand her komplett unrealistisch. E-Mails zu versenden ist zwar kein Problem, nur leider kommen diese nicht an, wenn der Mail-Server keine gute Sendereputation hat.

Wer es ganz einfach und komfortabel handhaben möchte, nutzt ein gehostetes E-Mail System. Bei einem solchen stellt der Anbieter nicht nur die Newsletter Software bereit, sondern kümmert sich auch um die Wartung und sorgt für eine gute Zustellbarkeit der E-Mails (mehr zum Thema Zustellbarkeit). Diese Art von Newsletter Tools sind auch der Fokus von EmailToolTester:

Hier finden Sie Newsletter-Anbieter, die keinen eigenen Mail-Server benötigen.

Was muss man im E-Mail Marketing rechtlich beachten?

Im Grunde ist alles was Sie beachten müssen, dass Sie nie eine E-Mail ohne die Einwilligung des Empfängers (gültiges Opt-in) versenden dürfen. Eine Missachtung kann zu einer teuren Abmahnung führen. Die einzige Ausnahme zur expliziten Zustimmung war bislang ein bereits bestehendes Kundenverhältnis. Aber auch das ist seit inkrafttreten der DSGVO nicht mehr ausreichend. Es empfiehlt sich also grundsätzlich immer ein Opt-in einzuholen und das idealerweise mit E-Mail Bestätigung (Doppel-Opt-In).

Erhöhte Vorsicht ist auch bei sogenannten Kauflisten geboten. Es gibt einige Anbieter, die solche Listen verhökern. Es mag sogar sein, dass sich für diese Kontakte irgendwie ein rechtlich gültiges Opt-in nachweisen lässt. Dennoch dürfen Sie solche Listen bei fast keinem Newsletter-Service verwenden. Diese möchten die gute Reputation ihres Mail-Servers nicht aufs Spiel setzen und verbieten deswegen gekaufte Verteilerlisten. Denn oft sind die Beschwerderaten bei solchen Listen höher als die Klickraten.

In unserem Artikel “E-Mail Recht kompakt” finden Sie, was es rechtlich zu beachten gibt.

Wie kann ich neue Abonnenten für meinen E-Mail Verteiler gewinnen?

Die langfristig beste Strategie ist es stets so gute Inhalte anzubieten, dass diese Mehrwert schaffen, sich herumsprechen und weiterempfohlen werden. Sehen Sie also von rein verkaufsorientierten Werbe-E-Mail so weit es geht ab und investieren Sie in eine Kundenbeziehung.

Die Zahl der Neuanmeldungen kann man gezielt durch nützliche Geschenke steigern: so haben wir z.B. herausgefunden, dass ein kostenloses eBook, das man jedem Neuabonnenten schenkt, die Zahlen beträchtlich (bei uns um den Faktor 10) steigern kann.

Des weiteren können Sie auch mit einem Pop-up arbeiten. Diese funktionieren im Allgemeinen sehr gut, Sie müssen aber aufpassen, dass Sie Ihre Website-Besucher damit nicht nerven. Weitere Tipps zur Gewinnung von Newsletter-Abonnenten finden Sie hier.

Nächste Schritte

Weitere Informationen zum Newsletter erstellen hält das eBook “Der E-Mail Marketing Crash Kurs” für Sie bereit.
Hier können Sie das PDF kostenlos herunterladen

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> Hier finden Sie unsere Newsletter Tool Vergleichsübersicht

Die Autoren

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Robert Brandl

Gründer und CEO

Hallo! Ich bin Robert Brandl, ein E-Mail-Marketing-Experte mit über 15 Jahren Branchenerfahrung. Nachdem ich meine Laufbahn in einer Online-Marketing-Agentur begann, gründete ich EmailTooltester als Herzensprojekt, um kleinen und mittleren Unternehmen zu helfen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, das Potenzial des E-Mail-Marketings voll zu erschließen.

Charlotte Evans

Content Manager

Hallo, ich bin Charlotte! Ich war schon immer begeistert davon, anderen zu helfen, egal ob online oder persönlich. Nachdem ich für verschiedene Tech-Startups und E-Commerce-Unternehmen gearbeitet habe, entwickelte ich eine starkes Interesse für E-Mail-Marketing und Content-Erstellung. Als Teil des EmailTooltester-Teams gebe ich dieses Wissen gerne weiter!

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09.03.2023 – Größeres Update bezüglich im "Newsletter erstellen" Abschnitt
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Dieser Artikel wurde von unserem Expert:innenteam geschrieben und folgt unserem eigens entwickelten Testverfahren.

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